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Une fois les membres réunis (deux au minimum), il faut effectuer quelques formalités : rédaction des statuts, déclaration, publication au Journal officiel...
La loi du 1er juillet 1901 a consacré la liberté d'association et se regrouper pour mettre en œuvre collectivement un projet non lucratif ne nécessite a priori aucune formalité. Toutefois, dès que les membres souhaiteront doter l'association d'une identité propre et d'un patrimoine distinct permettant de contracter en propre avec des tiers (banque, assurance, collectivités territoriales, Etat, organismes fiscaux et sociaux, fournisseurs, etc.) ou s'ils veulent exercer des activités soumises à certaines réglementations comme s'adresser à certains publics, notamment fragiles (mineurs, handicapés, personnes âgées), l'association devra être une "personne morale" (1). Cette personnalité morale s'acquiert en déclarant l'association en préfecture. La déclaration administrative s'effectue au "bureau des associations" de la préfecture du département ou de la sous-préfecture de l'arrondissement du siège de l'association (2).
Cette déclaration (PDF-5 Ko) peut se faire sur papier libre et doit comporter les éléments suivants :
Il existe maintenant des formulaires pour les éléments généraux, la liste des dirigeants, la liste des associations membres (unions et fédérations) et la liste des immeubles dont l'association est propriétaire. La déclaration peut aussi se faire directement en ligne.
La déclaration doit être accompagnée d'un exemplaire des statuts, certifié conforme et signé par au moins deux personnes en charge de l'administration de l'association, voire par tous les membres du bureau de l'association selon les pratiques des différentes préfectures. Il est recommandé de se rapprocher de la préfecture compétente pour vérifier ses exigences. Nota : certaines préfectures demandent également une autorisation écrite du propriétaire ou locataire en titre (PDF - 29 Ko) du lieu où l'association est domiciliée. Vous n'êtes pas obligé de fournir cette autorisation (la loi ne l'oblige pas) mais cela peut permettre de simplifier les choses. Pensez par ailleurs à l'assurance responsabilité civile de l'occupant pour les locaux qu'utilisera votre association. L'administration doit, si toutes les pièces sont conformes, délivrer un récépissé de déclaration contenant l'énumération des pièces annexées ; il est daté et signé.
Le récépissé tient lieu de première preuve de l'existence de l'association. Faites en plusieurs photocopies et conservez l'original dans un lieu sûr.
Précision : enregistrer sans juger Si la déclaration est conforme et accompagnée de tous les documents demandés, la préfecture ne peut ni refuser le dépôt de déclaration ni juger de la forme ou du mode de fonctionnement de l'association quelle que soit son organisation ("traditionnelle" avec président, trésorier, secrétaire ou "gestion collective" avec seulement la liste des personnes responsables - autant que vous le souhaitez - ou toute autre forme que vous souhaiteriez mettre en œuvre). Elle ne peut émettre que des indications et doit toujours délivrer le récépissé de déclaration. Si elle considère que les statuts ne respectent pas les libertés publiques, elle peut saisir la justice, mais conserve l'obligation de délivrer le récépissé d'enregistrement.
(1) Une personne morale est un groupement doté de la personnalité juridique, tout comme pour une personne physique, la personnalité juridique donne à la personne morale des droits et des devoirs. (2) Le siège de l'association est son adresse officielle. Cela peut être, par exemple, le domicile d'un des responsables, la mairie ou la Maison des associations (après accord). À noter qu'à Paris la déclaration s'effectue à la Préfecture de police.
Cette publication a pour objet de rendre publique l'association. La demande d'insertion au JO est comprise dans le formulaire de déclaration (ne pas oublier de cocher la cadre 4). C'est la préfecture qui transmettra la demande au Journal Officiel, qui publiera l'annonce dans le mois suivant la réception de la demande et vous fera parvenir un exemplaire du journal où l'annonce est publiée.
Coût forfaitaire de la publication de création au Journal Officiel : 44 euros.
Cette deuxième pièce est, elle aussi, à photocopier et à conserver précieusement, même si vous pouvez retrouver l'annonce sur Internet.
Sont à déclarer à chaque évolution de la vie de l'association :
Aussitôt formée, toute association peut voir sa responsabilité engagée. Elle doit évidemment répondre de ses biens propres (véhicules, matériels, équipements...), comme de ceux qui lui sont confiés ou loués (locaux...). Ses activités et ses membres peuvent causer un dommage à un tiers ou à l'un des adhérents. Aussi la souscription d'un contrat d'assurance adapté est-elle tout à fait indispensable. Elle est de toute façon obligatoire pour certaines structures comme les associations sportives ou les centres de loisirs sans hébergement (CLSH).Outre les classiques contrats couvrant la responsabilité civile automobile et la responsabilité locative, il convient notamment de veiller à ce que la responsabilité civile de l'association elle-même, de ses dirigeants(1) et de ses membres soit couverte pour tous les risques encourus à l'occasion des activités habituelles de la structure. Prévoir, prévenir et assurer les risques. Toute association doit être assurée pour les personnes et les biens.
Il existe deux types de contrat d'assurance :
Sous réserve qu'elles n'aient pas de caractère confessionnel, la MAIF assure les associations qui oeuvrent dans les domaines de l'enseignement, de la recherche, de l'éducation, des loisirs et du sport, de l'action sociale et médico-sociale et de l'humanitaire. Outre l'indispensable responsabilité civile de la collectivité et de l'ensemble des personnes qui la composent (dirigeants(1), adhérents, salariés, bénévoles...) le contrat MAIF des associations (nommé Raqvam Collectivités) couvre les accidents corporels et matériels atteignant les membres qui participent aux activités du groupement, ainsi que les dommages matériels qui affectent les biens de l'association ou ceux qui lui sont confiés. Pour tout renseignement sur ce contrat, contactez votre délégation départementale ou consultez sur les pages Raqvam Grandes Associations ou Raqvam Petites et Moyennes Associations.
Vous pouvez également obtenir un devis en ligne.
Pour les véhicules de l'association (ou les véhicules personnels utilisés pour le compte et à la demande de l'association),la MAIF propose également des solutions souples et pratiques. Renseignez-vous !
En savoir plus :
(1) La responsabilité des dirigeants. Il existe trois niveaux de responsabilité personnelle des dirigeants : civile en cas de faute intentionnelle, d'imprudence ou de négligence ayant entraîné des dommages à la victime demanderesse; pénale si le dirigeant a commis une infraction définie par la législation; financière en cas de liquidation judiciaire de l'association, si le dirigeant a commis certaines fautes de gestion.