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Réussir l'organisation d'un événement associatif

Quelles démarches et précautions prendre dans l’organisation de votre événement associatif ? MAIF vous éclaire grâce à ses conseils pratiques et ses ressources pour mener à bien votre projet.
frise organiser un événement associatif

S’informer sur les démarches administratives

Quelles démarches et précautions prendre dans l’organisation de votre événement associatif ? MAIF vous éclaire grâce à ses conseils pratiques et ses ressources pour mener à bien votre projet.
Quelles démarches pour quel type d’événement ?

Quelles démarches pour quel type d’événement ?

Tenir une buvette, organiser un vide-greniers, diffuser de la musique… En tant qu’association, vous êtes soumis à des demandes d’autorisation ou des obligations légales selon la nature de la manifestation que vous organisez. MAIF vous apporte un éclairage juridique complet sur les points importants à savoir par type d’événement.

Planifier et anticiper l’événement

Vous allez peut-être devoir recruter des bénévoles pour organiser l’événement. De plus, il vous faudra communiquer afin d’attirer les participants !
Recruter et organiser vos équipes

Inscrivez votre événement sur la plateforme partenaire Instants Bénévoles et recevez des candidatures de bénévoles. Planifiez ensuite les étapes et pilotez vos équipes directement depuis l’outil de gestion.

Lancez-vous, c'est gratuit et sans engagement jusqu'à 25 équipiers bénévoles.

Communiquer et gérer les inscriptions en ligne

Sur Mon Asso Facile, outil de gestion tout-en-un des associations développé par AssoConnect, ouvrez une campagne d’inscription à votre événement et proposez aux participants de payer leur place directement en ligne !

Testez gratuitement le logiciel pendant 30 jours, sans engagement ni coordonnées bancaires.

Sécuriser le bon déroulé de la manifestation

Tout est prêt pour le jour J et vous avez fait le plein d’inscrits ! Mais parce qu’on ne maitrise pas les imprévus, MAIF vous apporte une protection complète.
organiser un événement associatif - 3 personnes et parapluie rouge

Protéger votre association, ses membres et ses biens

Contrairement à la plupart des contrats d’assurance standards, l’assurance multirisque associations MAIF permet de garantir l’ensemble des risques liés à l’organisation d’une manifestation ponctuelle :

  • la responsabilité civile de l’association, et celle de ses membres,
  • les dommages corporels,
  • les dommages aux biens de l’association, ou des membres.
organiser-evenement-associatif- personne en train de rattraper un objet qui tombe

Couvrir les risques propres à votre événement

Au-delà de l’assurance multirisque, MAIF met également à votre disposition une gamme de garanties optionnelles pour une couverture sur-mesure de votre événement :
  • annulation de spectacles,
  • garantie exposition,
  • transport de fonds ou conservation en coffre-fort,
  • et bien plus encore…
Votre association possède des véhicules ?
Découvrez l'assurance véhicule VAM Associations qui offre quatre formules avec trois options, et différents niveaux de franchise pour répondre aux besoins de votre association.
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Besoin de conseils pour vous assurer ?

Nos conseillers dédiés aux associations vous rappellent gratuitement et immédiatement.

Être rappelé

Pour les DROM, contactez votre délégation MAIF de rattachement : Guadeloupe, Martinique, La Réunion.

Question fréquentes sur l’organisation d’un événement

Conseil n°1 pour que votre événement associatif se passe dans les meilleures conditions : anticipez et planifiez ! Simple vide-greniers, grand festival ou webinaire, un événement associatif se prépare (au moins) plusieurs mois à l’avance. De la recherche de financements à la location du lieu, en passant par le recrutement des bénévoles et les déclarations administratives : mieux vaut s’y prendre tôt pour coordonner les agendas de chacun.

Soirée privée ou soirée publique : une bonne connaissance de la règlementation s’impose, notamment si vous prévoyez une buvette temporaire. Idem pour l’organisation d’un dîner ouvert à tous: le respect des normes d’hygiène alimentaire est essentiel.

Si vous souhaitez organiser un concert associatif, le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel (GUSO) facilite les formalités de recrutement des artistes. Attention toutefois aux droits d’auteurs en cas de diffusion d’un fond musical : une déclaration Sacem est obligatoire.

Enfin, si vous envisagez de tirer un feu d’artifice pour finir la soirée en beauté, votre responsabilité d’organisateur est d’assurer la sécurité des spectateurs et des personnes qui manipulent le matériel pyrotechnique.

Festivités culturelles, compétition de sport amateur ou encore mobilisation citoyenne : ces manifestations associatives sont le plus souvent portées par des bénévoles, membres du bureau ou non. Vous trouverez également des volontaires prêts à se mobiliser sur JeVeuxAider.gouv.fr ou Instants Bénévoles. Selon les budgets, faire appel à des prestataires événementiels peut s’avérer utile, notamment pour la restauration. La Protection Civile et/ou la Croix Rouge assurent quant à eux les premiers secours pendant les réjouissances.

Tout dépend de votre objectif. Que ce soit pour récolter des fonds, sensibiliser le grand public ou faire connaître votre cause, en plein air ou en ligne, il y a 1001 façons d’organiser un évènement associatif convivial :

  • le temps d'une soirée : projection-débat, concert, repas festif, soirée à thème (jeux, cabaret, couscous), arbre de Noël, visioconférence ;
  • le temps d’une journée : kermesse, vide-grenier, sortie nature, opération ramassage de déchets, course solidaire, rando gourmande, loto ;
  • sur plusieurs semaines : festival artistique, exposition, défi sportif à distance.

Le contexte sanitaire a poussé les associations à accélérer leur transition numérique. On assiste depuis mars 2020 à un boom des visioconférences et des événements hybrides (on parle aussi d’événement phygital : à la fois physique et digital). Projection-débat, webinaire de formation, challenge sportif à distance : notre partenaire AssoConnect vous donne des exemples d’événements associatifs en ligne.

Festival sur plusieurs jours, salon ou tournoi sportif international : organiser une manifestation d’envergure requiert méthode et bon sens pratique, surtout dans le contexte sanitaire actuel. Du planning à la coordination des bénévoles en passant par la sécurité des participants : il ne faut rien laisser au hasard. Pour être sûr de penser à tout, lire le guide Organiser un festival en toute sécurité. Et pour rester au fait des mesures et protocoles sanitaires en vigueur, rendez-vous sur :

Avec ou sans pass sanitaire / jauge, l’organisation d’un événement grand public nécessite certaines formalités administratives : demandes d’autorisation auprès de la mairie voire de la préfecture, déclaration Sacem pour la diffusion de musique, tenue d’un registre des incidents : rendez-vous sur la page Guides manifestations associations - MAIF pour en savoir plus.

Gala de charité, vente aux enchères, concerts et festivals caritatifs (tournée des Enfoirés, Solidays) ou encore événement médiatique (Téléthon, Sid’Action) : bien orchestrée, la soirée caritative reste un moyen efficace de lever des fonds. Une fois la cause, le thème et le lieu trouvés, pensez à faire des devis auprès de différents prestataires événementiels (restauration, sonorisation, artistes, sécurité). Vous pouvez alors ouvrir une billetterie en ligne avec Mon Asso Facile Liberté (gratuit) et communiquer sur votre événement.

Déambulation, parade, cortège de carnaval : pour défiler sur la voie publique, votre association de loi 1901 doit se faire connaître auprès de la mairie ou de la préfecture (coordonnées de l’association et de son représentant légal, objet de la manifestation, date, lieu et itinéraire, etc.). Pour simplifier cette formalité, voici un modèle de demande de déclaration préalable. Pour en savoir plus sur démarches, lire aussi Organiser une manifestation non lucrative.