Guides sur le fonctionnement de l'association

Le lieu doit être indiqué dans la convocation et vous devez préciser qu'une partie des membres, qui se connecteront en visio, se trouve à distance.

De nombreuses idées reçues courent sur ce que l'on peut ou ne peut pas faire sous forme associative. Un retour au texte de la loi 1901 s'impose.

Vol de données, acte de malveillance informatique, virus : les cyberattaques se multiplient. Et les associations sont aussi la cible des malfaiteurs. Avec des conséquences qui peuvent être importantes sur votre activité, celle de vos membres ou de vos donateurs.

Les établissements qui reçoivent du public (ERP) doivent se conformer à une règlementation spécifique en matière de sécurité. A tout moment, un contrôleur peut vous visiter : soyez prêt à l’accueillir… Les ERP sont définis comme « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l'établissement à quelque titre que ce soit, en plus du personnel » (article R.143-2 du Code de la construction et de l’habitation (CCH)).

L'archivage répond à une nécessité, voire même à des obligations légales ou historiques. Etes-vous au clair sur ce point ? Les archives de l'association ne font pas toujours l'objet d'une grande attention de la part des membres ou des dirigeants. Combien de fois n'a-t-on pas vu un membre zélé se débarrasser de documents qu'il aurait mieux fallu conserver ?

Que signifie présider une association ? En soi, pas grand-chose... Dans la loi du 1^er juillet 1901 régissant les associations, le président n'existe pas. Ce texte évoque uniquement les personnes chargées de l'administration. Ce sont les statuts de l'association, éventuellement complétés par un règlement intérieur, qui donnent la réponse. Les usages (comprendre : " ce que tout le monde fait ") confèrent au président un rôle parfois prépondérant, souvent un rôle de représentation ou de référent principal pour les membres ou les relations extérieures.

Une association peut trouver de nombreux avantages à investir un local : être plus visible et accessible, rapprocher le bureau des espaces d'activités... Mais comment trouver le local idéal ? Louer ? Seule ou avec d’autres ? Bénéficier d'une mise à disposition ?

Le conseil d'administration (CA) est, dans beaucoup d'associations, le principal lieu de gestion. Son rôle, défini dans les statuts, est fondamental.

Le secrétaire assume des tâches importantes pour le bon fonctionnement de l'association. En général, les statuts des associations prévoient l’existence d’un organe dirigeant, souvent appelé " bureau " et habituellement composé d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Ce dernier assume des tâches importantes pour le bon fonctionnement de l’association.

L'assemblée générale (AG) est l'occasion de rendre compte de l'activité d'une association, faire état de ses finances mais également de débattre des orientations prises ou à prendre voire d'acter des choix. Une bonne préparation est indispensable pour faire de ce moment clé de la vie démocratique un événement agréable et convivial. Contrairement aux idées reçues, la loi n'impose aucune forme ni contenu, le formalisme fréquemment tient soit à son inscription dans les statuts soit à l'usage.

Comme tout organisme vivant, les associations peuvent mourir et disparaître. Comment gérer la fin d'une association ? Mieux vaut faire les choses dans les règles plutôt que de laisser en jachère une structure sans activité mais dont certaines responsabilités peuvent toujours courir...

Pour faciliter la gestion courante de l'association, il peut être pratique de déléguer la signature du dirigeant à une tierce personne (bénévole ou salariée). Toutefois, cette délégation ne peut s'opérer qu'à certaines conditions... et avec vigilance.

La loi 1901 laisse l'organisation interne et le fonctionnement de l'association à la discrétion de ses fondateurs. Les statuts définissent librement les devoirs et pouvoirs des membres dits dirigeants. Les cas d'affiliation à une fédération, où des statuts types sont parfois recommandés, de sollicitation de la reconnaissance d'utilité publique ou d'un agrément ministériel peuvent être réglementés. Pour le reste, les associations sont libres.

Mission d'intérêt général et reconnaissance d'utilité publique sont des notions souvent confondues. Explications...

Le poste de trésorier n'est pas obligatoire dans une association, sauf exigence d'une fédération (pour y adhérer) ou d'un ministère (pour recevoir un agrément). Dans les faits, la fonction est indispensable puisque le trésorier gère les recettes et les dépenses de l'association.

L’accueil de mineurs, sous quelque forme que ce soit, doit respecter un taux d'encadrement fixé par la loi. Les encadrants doivent également obéir à des règles en termes de formation et de moralité. C'est l'État qui est garant de la prise en compte de ces exigences.