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L’association et sa banque au quotidien
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L’association et sa banque au quotidien

Une association génère toujours des flux financiers, fussent-ils minimes. Il lui faut donc ouvrir un compte bancaire : c'est généralement l'une des premières démarches entreprises par l'association.

Le banquier met à sa disposition un ensemble de moyens de paiement et une gamme de services, utiles au fonctionnement quotidien comme au développement des activités. L'établissement de bonnes relations avec ce partenaire privilégié est indispensable.

Au quotidien

Avant d’ouvrir un compte, le responsable associatif doit comparer les tarifs et services (frais de gestion de compte, chéquiers, carte bancaire, relevés, découvert éventuel, services en ligne, virements, prélèvements…), éventuellement la pertinence et le coût réel des « packs multiservices ». Les frais varient en effet d’un établissement à l’autre. De plus, la multiplicité des offres et le langage utilisé ne facilitent pas la signature des conventions de compte. On peut toutefois se référer au glossaire de la Fédération bancaire française.

La délivrance de moyens de paiement est, avec l’enregistrement des sommes remises ou retirées du compte de dépôt, le premier service qu’offre une banque. Le chéquier est le plus utilisé par les associations, notamment pour le remboursement de frais des bénévoles et le paiement des achats courants. De plus, le chéquier permet plusieurs délégations de signature, à la différence de la carte bancaire, dont l’utilisation est strictement nominative. Même si c’est le nom de l’association qui apparaît sur la carte : une personne seulement pourra l’utiliser (désignée par l’association) et en sera responsable. Il est également possible de recourir aux paiements par virement, notamment pour les paiements récurrents (salaires…). Un service de paiement en ligne peut être envisagé pour simplifier l’encaissement des cotisations, dons, vente de produits ou services, tout en économisant du temps et une partie des frais de gestion. Cependant, il suppose une utilisation maîtrisée d’Internet de la part des adhérents et donateurs.

Pour ouvrir un compte, la banque va au moins demander :
  • les statuts de l’association
  • le récépissé de déclaration en préfecture
  • l’extrait du JO de publication de l’association
  • la liste des responsables de l’association
  • le PV de l’instance délibérante habilitée par les statuts nommant la ou les personnes responsables du compte et les délégations
  • une copie des pièces d’identité des personnes habilitées à faire fonctionner le compte.

Communiquer avec la banque

Le président et le trésorier(1) sont les deux interlocuteurs privilégiés de la banque pour les questions de politique générale et de gestion financière.

Une bonne relation avec une banque est fondée sur la confiance, la transparence de la gestion financière de l'association et, en général, sur la communication régulière à la banque de tous les documents nécessaires à la compréhension de son fonctionnement (comptes annuels, budget prévisionnel, différents rapports à l’assemblée générale…), même s’il n'y a aucune obligation légale en la matière. Une bonne tenue de la comptabilité et des outils de gestion est donc indispensable. Outre la communication annuelle de ces documents, les représentants de l’association devront s’en munir pour tout rendez-vous avec la banque (demande d’emprunt, d’aide de trésorerie, etc.). Attention à la crédibilité des documents en question : le banquier, ayant vue sur ses comptes, reste le meilleur connaisseur de la réalité financière de votre association…

Inviter votre banquier, l’informer régulièrement sur les activités de l’association et les événements qu’elle organise, n’est pas superflu. Le plus souvent, il sera sensible à son objet social ou à son action.

(1) Ce sont le plus souvent ces deux personnes qui interviennent. Toutefois, nous vous rappelons que la loi de 1901 n’impose aucune organisation ou répartition des pouvoirs, et qu’il convient donc de se référer aux statuts, règlement intérieur ou autres décisions de l’association pour vérifier qui sont les personnes à qui ces rôles ont été donnés.

Déléguer la signature

Légalement, le titulaire du compte est l’association en tant que personne morale. Cependant, elle n’agit qu’à travers l’action de son ou ses « représentants légaux », personnes physiques.

C’est généralement le président qui dispose des pouvoirs afférents à l’ouverture et à la gestion d’un compte en banque (et donc de la signature). Mais il peut être judicieux de désigner, statutairement, un autre représentant de la personne morale (par exemple le trésorier) qui aura aussi les pouvoirs de faire fonctionner le compte bancaire. Par ailleurs, le représentant légal a la possibilité de déléguer ses pouvoirs à une ou plusieurs autres personnes, mandataires ou délégataires, en utilisant les formulaires de l’établissement bancaire. Vis-à-vis de la banque, les pouvoirs des personnes ainsi désignées ne sont en général pas limités.

Toutefois, au sein de l’association, il est possible (voire préférable) de circonscrire les délégations. Dans ce cas, le délégataire, bénévole ou salarié, est responsable de ses actes en cas de faute ou d’abus. Le délégant (représentant légal) doit toutefois assurer une surveillance du mandat confié et suivre très régulièrement les opérations du compte bancaire afin d’être en mesure de constater toute utilisation non conforme.

Il convient donc de définir précisément la durée et le cadre de la délégation.

Par exemple :
  • durée limitée aux périodes d’absence du président
  • effectuer les opérations bancaires courantes mais pas les emprunts
  • limitation des montants pouvant être payés par le délégataire

En cas de retrait de la délégation, il convient d’en informer sans délai l’établissement bancaire. À défaut d’information, les actes éventuellement effectués par le délégataire seraient considérés comme réguliers.

Enfin, quelqu’un peut avoir le pouvoir de signer les chèques mais pas celui d’engager la dépense afférente. Pour éviter tout débordement, il reste prudent de prévoir une séparation des fonctions et d’organiser un système de contrôle par un visa sur toutes les pièces comptables.

Pour mémoire, la délégation, ou mandat, est encadrée par les articles 1984 à 1990 du Code civil.

Notre point de vue d'assureur

L’association est responsable de tous les engagements financiers pris à l'égard des tiers. Cette question de la responsabilité est évidemment constamment présente dans la mise en œuvre des moyens de paiement et dans la relation avec la banque. Pour ne pas voir cette responsabilité engagée, les dirigeants de l’association doivent veiller à ne jamais engager de dépenses sans recettes correspondantes et notamment ne jamais signer de chèques sans provision. Ils doivent également veiller à assurer l’information complète et transparente du banquier.

Enfin, en cas de cessation de paiement, il convient d’informer la banque en même temps que le tribunal de grande instance.

Les risques financiers sont généralement exclus des contrats d’assurance standards, au civil comme au pénal, en cas de chèque sans provision comme de cessation de paiement. Il peut exister cependant des contrats complémentaires spécifiques couvrant certains de ces risques.

Il vous faudra donc tout miser sur la prévention des risques, indispensable sur ce terrain.

Solution MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations de la MAIF inclut une garantie "responsabilité des dirigeants et mandataires sociaux" contre leurs fautes et erreurs de gestion lorsqu’elles causent un préjudice à un tiers.
Il propose également une garantie permettant de couvrir l’association contre le vol de fonds détenus ou transportés.