MAIF, Assureur Militant

Le fonctionnement juridique : les instances

Le fonctionnement juridique : les instances

La loi de 1901 laisse une grande latitude aux associations. La pratique a cependant imposé des modèles qui ont fait leurs preuves.

Les statuts, maîtres du jeu

La loi de 1901 et son décret du 16 août 1901 ne précisent nullement comment doit juridiquement fonctionner une association. Une grande liberté dans le choix des formules est laissée aux fondateurs. Ils inscriront dans leurs statuts, si ce n'est le détail des modalités pratiques de fonctionnement, du moins l'esprit et les grands principes de gouvernance qu'ils souhaitent mettre en place.

C'est dire toute l'importance des statuts, qui fondent le quotidien de l'association : il est légalement impossible de fonctionner avec un conseil d'administration (CA) de onze membres si les statuts prévoient l'élection annuelle d'un CA à dix membres. Cet exemple montre qu'il n'est pas toujours judicieux de prévoir des modalités très précises, qui risqueraient d'être trop contraignantes dans la pratique (sur le nombre d'administrateurs, la fréquence des réunions, les quorums, etc.). Certaines de ces mentions trouveront mieux leur place dans le règlement intérieur.

Le règlement intérieur

Pas plus défini par la loi que les organes classiques que sont l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau, le règlement intérieur est un outil de fonctionnement interne qui a l'avantage de pouvoir être modifié, corrigé, amendé de façon souple et rapide, et sans en informer à chaque fois l'administration - à l'inverse des statuts.

En effet toute modification des statuts doit faire l'objet dans un délai de trois mois d'une déclaration en préfecture et éventuellement d'une publication au Journal officiel. Cette publication coûte 31 €. Un formulaire des Journaux officiels existe pour signaler ces changements.

Attention ! Ce qui va être dit dans cette fiche à propos des principaux organes de fonctionnement ne relève pas de la loi, mais de la pratique : aide, guide ou conseil plutôt qu'injonction ou obligation !

L'assemblée générale : souveraine

L'organe souverain de toute association est généralement l'assemblée générale de ses membres. L'habitude veut qu'on la réunisse une fois chaque année : elle est alors dite "assemblée générale ordinaire (AGO)", par opposition à "l'assemblée générale extraordinaire (AGE)", réunie si besoin pour la prise de décisions jugées suffisamment importantes pour ne pas l'être dans le cadre de l'AGO. Le principe habituel est que chaque membre à jour de ses obligations vis à vis de l'association (en général le paiement de sa cotisation annuelle) dispose d'une voix, comme chacun des autres membres. Rien n'empêche pourtant de créer des collèges ayant des poids différents, des statuts de membres différents, avec des droits également différents.

    Exemple :
  • membre actif disposant d'une voix
  • membre bienfaiteur ne disposant pas du droit de vote.

L'AGE se réunit le plus souvent pour une décision importante : modification des statuts ou dissolution de l'association. Ses règles de fonctionnement doivent être différentes de celles des AGO (sinon son existence n'aurait pas de sens) : quorum plus exigeant (ex : 2/3 des membres au lieu de la moitié), seuils majorées pour les votes (majorité à 75 % au lieu de 50 %)...

Lors de l'AGO, il est de tradition de présenter et voter les rapports sur l'année écoulée, de renouveler les dirigeants et de faire approuver les orientations ou le programme d'action pour la ou les années à venir.

Le conseil d'administration

Sauf très petites associations ou associations souhaitant mettre en place une gouvernance collective la plus forte possible (dans ces cas l'AG se réunit plus souvent et joue en fait le rôle d'un CA), l'AG n'est pas chargée de l'application tout au long de l'année des orientations qu'elle a définies. Elle confie cette tâche à un conseil d'administration qui, comme son nom l'indique, est un organe collectif chargé d'administrer (organiser, gérer, régler...) les activités de la structure. La durée du mandat des administrateurs est définie par les statuts ou le règlement intérieur (un an, deux ans, trois ans...).

Le CA peut rassembler quelques individus (il est rare qu'on descende en dessous de 3 ou
4 membres) ou un nombre beaucoup plus important (15, 20, voire davantage).
En fonction du nombre de membres et des tâches à effectuer, le Conseil définira son mode de fonctionnement et la fréquence de ses réunions.

Ces dispositifs étant très souvent amendés, chacun est invité à veiller aux évolutions règlementaires les concernant.

Le bureau

Lorsque le quotidien de l'association exige une présence plus forte, le CA peut nommer en son sein un bureau de quelques membres chargé d'assurer le suivi des décisions entre deux réunions.

En général il est composé au moins d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire, auxquels peuvent être adjoints des membres (vice-président, trésorier adjoint ou secrétaire adjoint), plus un ou deux autres membres. Rappelons encore une fois que Président, trésorier et secrétaire ne sont pas obligatoires.

La présence d'un bureau est parfois un bon moyen de mobiliser des candidats au mandat d'administrateur. Ils savent que les réunions n'auront lieu qu'une fois par trimestre, alors qu'ils hésiteraient à s'engager dans un CA sans bureau, obligé de se réunir au moins une fois par mois.

Notre point de vue d'assureur

Les statuts et le règlement intérieur doivent préciser à quel organe incombe l'embauche (et les décisions de gestion du personnel) : président ou organe collégial (bureau ou bien conseil d'administration) qui doit alors délibérer pour préciser les modalités d'embauche et la personne ou le comité qui le fait.

Au regard du droit du travail, la responsabilité de l'association et de son représentant légal, bénévole ou pas, est engagée en tant qu'employeur, notamment vis-à-vis de l'Urssaf ou devant le conseil des prud'hommes en cas de litige entre employeur et salarié. En cas de délégation de pouvoir d'un dirigeant ou du conseil d'administration à un bénévole ou un salarié pour embaucher, la responsabilité personnelle du délégant (celui qui accorde la délégation au délégataire) reste engagée. La délégation doit mentionner par écrit l'identité des parties ainsi que leur qualité (notamment pour le délégant), le type d'actes à signer, les limites et la durée de la délégation. Le délégataire engage sa responsabilité en cas de dépassement des limites de la délégation ou de faute. Il existe des possibilités de transfert de la responsabilité pénale en cas de délégation de pouvoirs si celles-ci répondent à des critères précisés par la jurisprudence.

Les délégations confiées à certains membres devront être claires et précises et respecter les procédures indiquées dans les statuts ou le règlement intérieur. L'association devra donc prévoir l'assurance de son activité et couvrir sa responsabilité, dès sa création.

Solutions MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations de la Maif a été spécialement conçu pour couvrir la globalité des risques des associations : responsabilités, personnes, matériels et risques immobiliers...
Il comprend également en inclusion la garantie "responsabilité des dirigeants et mandataires sociaux".