Bien gérer sa facturation en freelance

Il existe plusieurs modes de facturation en fonction du service vendu.

• Si par votre métier, vous remettez des livrables à votre client, vous allez proposer une facturation fondée sur les dates de remise de ceux-ci. Pour les projets au long cours, vous pouvez proposer un échéancier sur l’avancement du livrable.
• Si vous travaillez au temps passé sur chaque prestation de service, vous appliquerez une facturation périodique (semaine, mois, trimestre, à vous de choisir avec vos clients ce qui est le plus pertinent).
• Si vous vendez des produits ou des services one shot, la facturation par commande sera privilégiée.

Vous pouvez également facturer une partie de la mission avant le début de celle-ci. Dès la validation de votre offre, votre client vous remettra alors un acompte. Ce qui permet :

• de faire rentrer de l’argent rapidement ; 
• de vous rassurez quant au sérieux de votre client ; 
• d’engager votre client dans le partenariat.

Enfin, la facture de solde, comme son nom l’indique, solde le projet. C’est la dernière facture à être émise. En additionnant les montants de toutes vos factures en freelance, il faut idéalement arriver au montant prévu dans le/les devis, sauf dans le cas d’une facturation au temps réel travaillé.

Pensez à faire figurer vos conditions de facturation dans votre contrat ou votre devis.

Attention, les factures sont soumises à plusieurs règles et mentions obligatoires. Ne pas s’y soumettre, c’est s’exposer à des sanctions (et de grosses galères administratives ! )

• Les factures doivent être numérotées et suivre une séquence chronologique. Impossible de passer de la n° 19-001 à la 19-003. Si la 19-002 n’est pas payée (ou comporte des erreurs), il faudra faire un avoir (numéroté également) et non pas annuler la facture. Pour ne pas vous tromper dans la numérotation, on vous conseille d’utiliser un logiciel de facturation pour freelance. 
• La date d’émission de la facture, celle de la vente ou de la fin de la prestation.
• Le taux de TVA doit également être indiqué, ainsi que son montant, le montant total HT + TTC. Si vous êtes micro-entrepreneur et sous la barre des 34 400 € de chiffre d’affaires, indique le montant HT et ajoute la mention : « TVA non applicable, art. 293B du CGI ». 
• Le nom du client et son adresse. 
• Les éléments d’identification de votre entreprise (numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique + numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire).
• Le détail de la prestation ou la référence au devis correspondant.
• L’échéance de paiement, le taux de pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire.

Les conditions de paiement regroupent : les moyens de paiement et les délais de paiement accordés au client. Elles doivent faire partie intégrante de la négociation commerciale, de mauvaises conditions de paiement peuvent peser lourd dans votre trésorerie. Il vaut mieux s’accorder en début de relation, pendant la honey moon avec votre client plutôt qu’au moment de facturer où les moyens de pression sont réduits et les enjeux financiers plus grands.

Il existe plusieurs modes de paiement inter-entreprises. Le virement, plus sûr, plus simple, plus rapide et votre client est comme vous, il aime quand c’est simple et rapide (dans le cas contraire, demandez-vous pourquoi).

Pour les délais de paiement, l’idéal est de demander à être payé à date de réception de facture. Ainsi, vous n’avez pas à patienter 30 jours ou plus avant de toucher votre argent ou en tout cas de pouvoir le réclamer. Ce n’est pas parce que vous n’accordez pas de délais de paiement à votre client que vous devez lui envoyer les huissiers le lendemain de l’envoi de la facture. Tout est une histoire de confiance mais en cas de problème, vous pouvez bouger vite.

• Rapidement, appelez votre client pour lui demander le statut de la facture de son côté. Ce n’est peut-être qu’un oubli ou un problème bloquant.
• Doublez l’appel d’un e-mail récapitulatif.
• Vous pouvez relancer par e-mail si cet échange n’est pas suivi d’effet.
• Si malgré vos relances, vous n'avez pas payé et/ou votre client fait la sourde oreille, envoi une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusé de réception (garde précieusement une copie du courrier et le récépissé signé)
• Vous pouvez aussi faire appel à une société qui, moyennant un pourcentage du montant de la dette, se charge du recouvrement.
• Ça ne suffit pas ? Envoyez une injonction de payer, c’est une procédure simple & peu coûteuse (frais de 33,47€ pour un dépôt au tribunal de commerce) qui gagne à être connue.
• Votre client ne paie toujours pas et la somme est conséquente ? Il vous reste la possibilité de faire appel à un avocat en droit des affaires. Si vous n’en connaissez pas, Captain Contrat peut vous mettre en relation. Tournez-vous également vers votre assureur, certains prévoient une aide sur les impayés.

Bien en amont de la facturation (surtout si vous êtes amené à travailler avec de grandes entreprises) renseignez-vous sur :

• Les attendus administratifs: libellé, référence, n° de bon de commande, entité facturée, adresse, envoi postal ou électronique, etc.
• Le circuit de validation des factures : à qui les envoyer et qui contacter en cas de retard. (noms, téléphone, adresse mail et postale).

Ne débutez pas une mission sans un contrat bien ficelé rappelant le contenu de la mission, le prix, les conditions de facturation et les pénalités en cas de retard de paiement. Vous pouvez vous faire aider par un avocat ou par un prestataire comme Captain Contrat pour le modèle. Surtout, mettez tout par écrit et conservez tout précieusement (contrat, devis, fiche de mission, échanges d’e-mails, factures, relances, courrier, etc.).

Préparez un tableau excel ou utilisez un outil de facturation pour freelance (vous ne savez pas lequel choisir, vous trouverez peut-être votre bonheur ici) où sera indiqué : la date de facture, sa date d’envoi, sa date d’échéance et la date de paiement. 

Vous pouvez vous mettre des rappels aux dates d’échéance des factures.

Mettez votre RIB et votre 06 directement sur votre facture freelance, Bertrand à la compta vous remerciera.