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Quels justificatifs demander lors de la location de la salle des fêtes ?

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Mis à jour le 19 janvier 2017

Vous disposez d’une salle des fêtes que vous souhaitez louer aux habitants de votre commune à titre gratuit ou onéreux, mais vous ignorez quelles règles et quelles précautions suivre pour garantir le bon fonctionnement de cette location.

Notre point de vue d'assureur

Pour bien louer votre salle des fêtes, il vous faut rédiger un contrat de location en bonne et due forme, faire un état des lieux avant et après la date de la location, vérifier que le locataire est bien couvert en cas de dommage en lui demandant un justificatif d’assurance de responsabilité civile.
D’autre part, il est recommandé de vérifier chaque année que le patrimoine de votre collectivité locale, telle que la salle des fêtes, est assuré correctement en fonction de sa valeur et de son utilisation.


Pour aller plus loin

Les conventions de location

En premier lieu, il est essentiel de formaliser les conditions de la location et de signer une convention avec la personne ou le représentant de la structure qui loue la salle. En cas de litige, c'est ce contrat qui fait foi.
Doivent y figurer :

  • l'identité ou la raison sociale, et l'adresse du locataire ainsi que celle de la commune bailleur ;

  • le prix de la location ;

  • le montant de la caution et ses conditions de restitution

  • le descriptif du local loué : nom, localisation, parties accessibles ou non, matériel et équipements fournis le cas échéant, puissance de l'installation électrique

  • les dates et heures de début et fin de location ;

  • le type d'événement organisé

  • le nombre de personnes attendues

  • les conditions d'annulation

  • les modalités de ménage : inclus ou non dans la location, qui sont des solutions optionnelles

  • les interdictions : affichage, nuisances sonores, feux d'artifice, etc.

  • le fait que le locataire a reconnu avoir pris connaissance et accepté les dispositions du règlement intérieur.

L’état des lieux

Pour éviter toute contestation en cas de dégradation, il est important de faire un état des lieux en présence du locataire, aussi bien à l'entrée qu'à la sortie et d'en vérifier la concordance.

L’attestation d'assurance

La personne ou la structure qui loue la salle doit posséder une assurance responsabilité civile qui couvre les dommages pouvant être occasionnés lors de l'utilisation de cette salle. Il faut donc demander une attestation d'assurance pour le certifier.

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