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Organiser une manifestation publique
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Organiser une manifestation publique

Un établissement scolaire peut accueillir une manifestation publique : une fête locale, une exposition estivale, un salon du livre... Sortant de l'ordinaire de l'EPLE, ces manifestations sont soumises à une procédure spécifique.

L'établissement comme lieu d'accueil

Il arrive régulièrement qu'une mairie ou une association demande à disposer des locaux d'enseignement pour pouvoir y organiser une manifestation publique. Comme en n'importe quel lieu, une telle manifestation demande de respecter des règles et de prendre des précautions particulières.

Attention :

L'établissement scolaire est un ERP (Établissement recevant du public). En tant que tel, il est assujetti à un certain nombre de règles de sécurité qui demeurent applicables dans le cas d'une manifestation dont il n'est pas l'organisateur.

Dans le cas particulier qui nous occupe ici, plusieurs instances doivent intervenir : le chef d'établissement et son conseil d'administration, la collectivité propriétaire des locaux (la région pour un lycée, le département pour un collège) et la structure organisatrice de la manifestation (la mairie ou une association par exemple).

Les activités organisées pendant les heures d'ouverture de l'établissement

L'article L216-1 du Code de l'éducation prévoit que : « Les communes, départements ou régions peuvent organiser dans les établissements scolaires, pendant leurs heures d'ouverture et avec l'accord des conseils et autorités responsables de leur fonctionnement, des activités éducatives, sportives et culturelles complémentaires. Ces activités sont facultatives et ne peuvent se substituer ni porter atteinte aux activités d'enseignement et de formation fixées par l'Etat. Les communes, départements et régions en supportent la charge financière (...) »

Il peut s'agir d'animations périscolaires ou d'activités complémentaires aux programmes scolaires, qui peuvent être régulières ou occasionnelles. Dans tous les cas de figure, l'accord du conseil d'administration et du chef d'établissement est requis.

Les manifestations en dehors des heures d'ouverture de l'établissement

Lorsque l'établissement est fermé (pendant le week-end ou les vacances scolaires, en soirée...), ses locaux peuvent également être utilisés. Cela se fait alors sous la responsabilité du maire, tel que le définit l'article L212-15 du Code de l'éducation.

Les activités organisées doivent avoir un " caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif "
et elles doivent bien sûr être compatibles avec la nature des installations et l'aménagement des locaux. Là encore l'avis du conseil d'administration ou, pour l'école primaire du conseil d'école, est sollicité. L'avis de la collectivité propriétaire ou attributaire(1) est également demandé si besoin.

(1) Sur le régime de la propriété des EPLE, se reporter à la fiche : Le patrimoine.

La nécessité d'une convention

La passation d'une convention est le plus souvent nécessaire pour régler l'utilisation des locaux par une structure extérieure à l'EPLE. Elle est obligatoirement prévue dans le cas des activités se déroulant pendant les heures d'ouverture de l'établissement, tel que le spécifie l'article L216-1 du Code de l'éducation : " L'organisation des activités susmentionnées est fixée par une convention, conclue entre la collectivité intéressée et l'établissement scolaire, qui détermine notamment les conditions dans lesquelles les agents de l'État peuvent être mis à la disposition de la collectivité ".

Pour les activités en dehors des heures d'ouverture, la convention n'est pas obligatoire.
Il paraît néanmoins plus prudent d'en passer une entre la mairie (ou la collectivité propriétaire), l'établissement et la personne physique ou morale qui organise la manifestation. Cette convention précisera notamment les obligations pesant sur l'organisateur en ce qui concerne l'application des règles de sécurité, ainsi que la prise en charge des responsabilités et la réparation des dommages éventuels. Comme le précise l'article L212-15 du code de l'éducation : " À défaut de convention, la commune est responsable dans tous les cas des dommages éventuels, en dehors des cas où la responsabilité d'un tiers est établie ".

Mise à disposition de personnel

Des agents de l'État peuvent être mis à la disposition des communes, des départements ou des régions organisateurs d'activités au sein de l'établissement. Dans ce cas l'article L. 216-1 du Code de l'éducation prévoit que la rémunération de ce personnel leur incombe. De même des assistants d'éducation peuvent être mis à la disposition des collectivités territoriales pour participer aux activités complémentaires prévues à l'article L. 216-1 du Code de l'éducation (pendant les heures d'ouverture de l'établissement) ou aux activités organisées en dehors du temps scolaire dans les écoles et les établissements d'enseignement conformément à l'article L. 212-15 du Code de l'éducation.

Une convention est alors conclue entre la collectivité intéressée et l'établissement employeur qui précisera les conditions de cette mise à disposition.

Notre point de vue d'assureur

Si la convention n'est pas toujours obligatoire, elle semble pourtant indispensable, notamment en regard de la question de la responsabilité des différents intervenants dans ces activités.

Par ailleurs il ne faut pas oublier que l'assurance doit couvrir tous les risques auxquels peut être exposé le public qui viendra fréquenter la manifestation. Il est conseillé de faire précisément le point avec l'assureur sur l'ensemble des risques, en harmonisant bien ce qui relève de l'établissement, de la collectivité propriétaire et de l'organisateur de la manifestation.

Solution MAIF

L'établissement, qui assume certains risques en autorisant la manifestation, trouvera une solution d'assurance dans le contrat d'établissement scolaire de la MAIF.

Mais la collectivité organisatrice (association...) devra contracter elle-même un contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les établissements du supérieur ou Raqvam Associations & Collectivités pour les établissements du secondaire ou Raqvam Associations & Collectivités pour les écoles maternelles et élémentaires qui garantira l'ensemble de ses risques :

  • responsabilité civile d'organisateur,
  • responsabilité d'occupant pour les locaux,
  • dommages corporels des participants,
  • dommages aux biens de la collectivité et des participants.