Guides pratiques collectivités territoriales

Quels justificatifs demander lors de la location de la salle des fêtes ?
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MAJ mai 2020

Vous disposez d’une salle des fêtes que vous souhaitez louer aux habitants de votre commune à titre gratuit ou onéreux, mais vous ignorez quelles règles et quelles précautions suivre pour garantir le bon fonctionnement de cette location.

Les justificatifs à demander lors de la location de la salle des fêtes

  • Contrat de location faisant mention de :
    • l'identité ou la raison sociale, et l'adresse du locataire,
    • l'identité ou la raison sociale, et l'adresse de la Commune bailleur,
    • le prix de la location,
    • le montant de la caution et ses conditions de restitution,
    • le descriptif du local loué : nom, localisation, parties accessibles ou non, matériel et équipements fournis le cas échéant, puissance de l'installation électrique,
    • les dates et heures de début et fin de location,
    • le type d'événement organisé,
    • le nombre de personnes attendues,
    • les conditions d'annulation,
    • les modalités de ménage : inclus ou non dans la location,
    • les interdictions : affichage, nuisances sonores, feux d'artifice...
    • la prise de connaissance et l’acceptation des termes du règlement par le locataire.
  • États des lieux :
    • à l’entrée,
    • à la sortie.
  • Attestation d'assurance de la part du locataire.

Notre point de vue d'assureur

Pour bien louer votre salle des fêtes, il vous faut rédiger un contrat de location en bonne et due forme, faire un état des lieux avant et après la date de la location, vérifier que le locataire est bien couvert en cas de dommage en lui demandant un justificatif d’assurance de responsabilité civile.

D’autre part, il est recommandé de vérifier chaque année que le patrimoine de votre collectivité locale, telle que la salle des fêtes, est assuré correctement en fonction de sa valeur et de son utilisation.

Que dit la loi ?

  • Les conventions de location
    En premier lieu, il est essentiel de formaliser les conditions de la location et de signer une convention avec la personne ou le représentant de la structure qui loue la salle. En cas de litige, c'est ce contrat qui fait foi. Doivent y figurer :
    • l'identité ou la raison sociale, et l'adresse du locataire ainsi que celles de la Commune bailleur,
    • l'identité ou la raison sociale, et l'adresse de la Commune bailleur,
    • le prix de la location,
    • le montant de la caution et ses conditions de restitution,
    • le descriptif du local loué : nom, localisation, parties accessibles ou non, matériel et équipements fournis le cas échéant, puissance de l'installation électrique,
    • les dates et heures de début et fin de location,
    • le type d'événement organisé,
    • le nombre de personnes attendues,
    • les conditions d'annulation,
    • les modalités de ménage : inclus ou non dans la location, qui sont des solutions optionnelles,
    • les interdictions : affichage, nuisances sonores, feux d'artifice... le fait que le locataire a reconnu avoir pris connaissance et accepté les dispositions du règlement intérieur.
  • L'état des lieux
    Pour éviter toute contestation en cas de dégradation, il est important de faire un état des lieux en présence du locataire, aussi bien à l'entrée qu'à la sortie et d'en vérifier la concordance.
  • L'attestation d'assurance
    La personne ou la structure qui loue la salle doit posséder une assurance responsabilité civile qui couvre les dommages pouvant être occasionnés lors de l'utilisation de cette salle. Il faut donc demander une attestation d'assurance pour le certifier.
Solutions MAIF
  • Avec le contrat Raqvam Collectivités Locales, la garantie responsabilité civile-défense vous protège en cas de mise en jeu de votre responsabilité de propriétaire des locaux à l’égard de l’occupant, des voisins et des tiers.