Guides pratiques associations
Organiser une sortie associative entre membres
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Votre association a le droit d'organiser très occasionnellement des voyages pour ses membres, sans devoir disposer de l'agrément immatriculation tourisme. À plus forte raison si vous faites appel à un professionnel autorisé qui se charge d'organiser cette activité pour vous et que votre association joue dans ce cas un rôle transparent et ne perçoit aucune rémunération. En tout état de cause, quels que soient le mode d'organisation et le type d'excursion choisi, vous devez veiller à être correctement couvert contre l'ensemble des risques qui pourraient survenir lors de cette sortie car votre responsabilité reste engagée.

Transport et responsabilité

Pour une sortie à la journée, votre association choisira peut-être d'utiliser les véhicules personnels qui semblent souvent être le mode de transport le plus économique. Dans ce cas, il convient avant tout de vérifier que le contrat d'assurance du véhicule prévoit ce type d'usage. L'association peut aussi souscrire auprès de son propre assureur la garantie Auto-mission pour couvrir le risque à la place de l'assureur personnel du propriétaire.

Il s'agira alors d'être scrupuleux sur les règles de sécurité élémentaires et notamment le nombre de personnes autorisées par véhicule. Cependant, n'éliminez pas l'option des transports en commun, particulièrement adaptés si vous êtes nombreux. Le plus prudent et souvent le plus simple, si votre voyage est de plusieurs jours, reste de faire appel à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, il ne vous restera qu'à veiller à ce que celle-ci soit assurée et que votre contrat d'assurance prévoit bien votre responsabilité en tant qu'organisateur du déplacement. Enfin, aussi absurde que cela puisse paraître, n'omettez pas de vérifier que le chauffeur possède bien le permis de conduire requis et qu'il est bien en cours de validité ! (Si vous faîtes appel à un transporteur professionnel, ce n'est cependant pas de votre responsabilité de vérifier cela). Dès que le véhicule a plus de neuf places, celle du chauffeur incluse, sachez que le permis " D " transport en commun est exigé et que l'utilisation d'un véhicule utilitaire requiert une autorisation préfectorale(1).

(1) Selon la jurisprudence, étant précisé que les distinctions sont souvent délicates, l'obligation de sécurité d'une association envers ses membres est une obligation de résultat lorsque les membres sont tenus de s'en remettre entièrement à la vigilance de l'association. Elle est une obligation de moyens lorsque les adhérents ont une pratique active les obligeant à prendre certaines précautions élémentaires. L'association n'est alors tenue qu'à mettre en œuvre les moyens propres à éviter tout danger. Elle doit ainsi veiller à ne pas manquer à son obligation de prudence ou de diligence (tels un défaut d'organisation, une faute de surveillance, une absence de conseil ou de mauvais conseils, une mauvaise appréciation des risques encourus).

Transport et remboursement

Les frais engagés par un bénévole utilisant son véhicule personnel pour toute sortie des membres de l'association et pour des opérations en conformité avec son objet social, peuvent être remboursés sur présentation des justificatifs (factures d'essence, relevé de compteur). Le remboursement doit alors s'effectuer au montant exact. Il peut également être effectué sur la base du barème kilométrique édité chaque année par l'administration fiscale pour les remboursements des frais professionnels.

Attention : Très souvent les statuts prévoient que le conseil d'administration doit donner son autorisation pour le remboursement.

Dans le cas d'une association relevant de l'article 200 du CGI, si le bénévole renonce à se faire rembourser ses frais et désire bénéficier de la réduction d'impôt, le remboursement maximum accepté est alors de 0,299 € le kilomètre (pour les frais engagé en 2009) parcouru en voitures (quelles que soient la puissance du véhicule, l'essence utilisée et la distance parcourue). Cet abandon de créance s'assimile à un don à l'association. Dans tous les cas, ces frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées.

Les conseils prévention

Quel que soit le type de sortie, il convient d'être en possession d'une trousse de premiers secours et d'un téléphone portable, et dans l'idéal, d'être accompagné d'une personne formée aux gestes de premiers secours.

Pour le transport de personnes dans un véhicule personnel :

  • "1 personne = 1 place = 1 ceinture" : depuis le 1er janvier 2008, chaque siège équipé d'une ceinture de sécurité ne peut être occupé que par une seule personne
  • Veiller au port de la ceinture de tous les passagers
  • Préparer à l'avance son itinéraire afin de rester concentré sur sa conduite
  • Ne consommer aucune boisson alcoolisée, maîtriser sa vitesse et respecter le code de la route
  • Rappel : le port de la ceinture est obligatoire pour les occupants d'un véhicule de transports en commun lorsque les sièges sont équipés d'une ceinture de sécurité.

    Etre vigilant dans l'organisation et la préparation de la sortie afin de bien apprécier les risques encourus :

    • S'il s'agit d'un voyage ou d'une excursion et qu'il est fait appel à une agence de voyage, s'assurer de sa qualité et de son sérieux
    • Si la sortie a pour objet la pratique d'une activité physique, adapter l'activité au profil des participants (tout le monde n'a pas les dispositions physiques pour pratiquer le ski ou l'accro branche).
      Ne pas hésiter à différer une sortie si toutes les conditions ne sont pas réunies en matière de sécurité (programmation d'une randonnée en montagne et annonce d'une météo défavorable).
      S'il est fait appel à un prestataire (organisme proposant l'activité), s'assurer de la qualité et du sérieux de ce dernier notamment vis à vis du respect des consignes de sécurité.

    Pour une sortie avec des enfants :

    • Prévoir un nombre d'adultes suffisant pour l'encadrement et être vigilant en matière de surveillance
    • Dans le cas d'une sortie à vélo, une préparation rigoureuse est nécessaire : prévoir l'équipement (le port du casque est fortement recommandé) et l'organisation de la sécurité.
      Pour en savoir plus, consulter le guide pédagogique "la sortie à vélo" destiné aux enseignants.
    • Vous pouvez également vous procurer le dossier "la sécurité des sorties nature" réalisé par la FRAPNA avec le soutien de la MAIF.

Notre point de vue d'assureur

Pour l'organisation par une association d'une sortie entre membres, il faudra penser à prévoir un encadrement suffisant et compétent, surtout si vous vous adressez à des mineurs(1). Pensez par ailleurs à vérifier que toutes les personnes qui participeront au voyage (encadrées et encadrantes) sont bien couvertes par l'assurance responsabilité civile de votre association. Dans le cas contraire, veillez à souscrire une assurance complémentaire pour l'occasion. Faites le point avec votre assureur sur la couverture de votre contrat, en n'omettant pas de lui préciser tous les détails d'organisation de la sortie (mode de transport utilisé, véhicules personnels ou de l'association, période envisagée, nombre et statut des personnes concernées par la sortie, lieux...).

(1) Les associations qui emmènent des enfants en sorties ou en activités pour des durées moins longues que celles définies par l'article 13 de la loi du 17 juillet 2001 (loi DDOSEC) et son décret d'application n° 2002-884 du 3 mai 2002 complété par une instruction du 23 janvier 2003), ou de façon très occasionnelle, il est important de se prémunir contre tout désagrément en s'assurant. Il vous faut donc couvrir non seulement la responsabilité civile de l'association mais aussi celle des préposés et des mineurs. Veillez également à informer les parents de la nécessité de souscrire une assurance, notamment pour les activités physiques. De manière générale, informez les parents le plus possible sur les conditions dans lesquelles se déroule l'activité et jouez au maximum la prévention.

Solution MAIF

La MAIF propose plusieurs types de contrats à ces besoins d'assurance : le contrat Raqvam Associations & Collectivités permet de garantir tous les risques liés au déplacement (responsabilité de l'association, dommages corporels, bagages et biens des participants, biens appartenant ou confiés à l'association) ; le contrat Auto-mission permet de garantir l'utilisation de véhicules personnels pour les besoins de l'association ; une garantie annulation voyage permet également de se prémunir des coups durs nécessitant d'annuler son inscription à un voyage.