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Remboursement des frais des bénévoles

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Remboursement des frais des bénévoles

Par définition, un bénévole n'est pas rémunéré ; il peut néanmoins être remboursé des frais qu'il a engagés pour l'association (déplacements, achats de matériel, repas). Des précautions sont à prendre tant pour la bonne gestion de l'association que pour ne pas laisser supposer qu'il s'agit d'une rémunération déguisée (alors soumise à cotisation et imposition).

Justifiés et justifiables

Les frais engagés doivent être nécessaires au bon fonctionnement de l'association, répondre à son objet et ne pas bénéficier au bénévole à titre personnel. Ils sont obligatoirement justifiés par une facture, un billet de transport, toute autre preuve d'achat ou note de frais détaillant le nombre de km parcourus. Ces éléments doivent être annexés à une note de frais mentionnant l'objet de la dépense ou du déplacement. Celles-ci seront conservées dans la comptabilité au moins pendant les 3 ans suivant la dépense (en cas de contrôle Urssaf). En cas de perte des justificatifs, on peut se satisfaire d'une déclaration sur l'honneur mais cela doit rester exceptionnel.

Remboursement ...

... d'achats

Pour lever toute ambiguïté, il convient de rembourser le montant exact des dépenses et de ne pas le majorer pour une raison quelconque (dédommagement, frais de gestion...).

... de frais kilométriques

Le barème de remboursement appliqué par l'association est à sa libre appréciation tant qu'il reste en dessous des seuils fixés par l'administration fiscale. Communément, on se base : 

... de frais de repas

De même que pour les achats, il est préférable de rembourser les frais de repas engagés à l'euro près que de manière forfaitaire. L'association a également la possibilité (si elle le décide en AG) de fournir des chèque-repas à ses bénévoles réguliers. D'une valeur maximale de 6,40 € et intégralement pris en charge par l'association, ces chèque-repas sont nominatifs et ne peuvent être utilisés les dimanches et jours fériés. Ce dispositif est exonéré de tout impôt et de toute taxe.

Renoncement au remboursement et déduction fiscale

Renoncer au remboursement des frais engagés peut être considéré comme un don. Si l'association est d'intérêt général et autorisée à émettre des reçus de dons, le bénévole peut alors le valoriser dans sa déclaration de revenus et bénéficier d'une déduction fiscale. Pour cela, il doit renoncer expressément (par écrit) au remboursement des frais qu'il a engagé. Toutes les pièces justificatives doivent être conservées par l'association.

Inscription comptable

Il est préférable que les mouvements d'argent entre l'association et les bénévoles apparaissent clairement dans la comptabilité. Il convient donc d'enregistrer les remboursements de frais et les abandons de créance. On comptabilise les frais en charge d'exploitation (D6../C467) puis, le cas échéant, on constate l'abandon de créance par une écriture du type D467/C7713 (Libéralités perçues).

Notre point de vue d'assureur

Remboursement, pas dédommagement

Peut-on utiliser les remboursements de frais pour dédommager la peine des bénévoles ? Il ne faut pas oublier que la loi de 1901, pourtant plutôt libérale, n'interdit qu'une seule chose : le partage des bénéfices entre les membres.
Si vous souhaitez rémunérer votre bénévole (qui pour le coup n'en sera plus un), versez-lui un salaire ou des droits d'auteur (s'il s'agit de production artistique), mais ne cherchez pas à utiliser les remboursements de frais. Les conséquences fiscales, sociales voire pénales peuvent être très lourdes.