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Remboursement des frais des bénévoles
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Remboursement des frais des bénévoles

L'activité des bénévoles au sein de l'association entraîne souvent des frais (déplacements, repas, achats de matériel...) qu'il est bien normal de leur rembourser, à condition qu‘ils aient un rapport direct et indiscutable avec l'objet de l'association et de respecter un minimum de règles de bonne gestion pour éviter les dérives et les risques de requalification en rémunération déguisée.

À partir de là, les solutions sont simples : remboursement " à l'euro l'euro ", ou, pour les frais kilométriques, selon le barème fiscal. Pour les associations éligibles au dispositif du mécénat, il est également possible de prévoir un abandon de créance, assimilé alors à un don et pouvant donner lieu à des réductions fiscales.

" A l'euro l'euro " : des justificatifs indispensables

Les frais engagés pour les activités de l'association sont remboursés sur facture, billets de transport ou toute autre preuve d'achat et pour leur montant exact. En cas de perte des justificatifs, une déclaration sur l'honneur peut être admise mais cela doit rester exceptionnel. Pour la bonne gestion, le bénévole doit remplir une fiche de frais (modèle ci-dessous). Les sommes remboursées aux bénévoles ne sont pas imposables puisque ce ne sont pas des revenus. Les remboursements forfaitaires sont à prohiber sauf s'ils correspondent de très près à la réalité. En effet, cette pratique pourrait s'analyser comme le versement d'une rémunération soumise à cotisations et imposition.

Les frais kilométriques : barème ou forfait

Deux méthodes de calcul sont envisageables :

Bénévoles et association peuvent se mettre d'accord sur un autre barème de remboursement, mais il doit rester en deçà des seuils prévus par l'administration fiscale. Si le remboursement forfaitaire est supérieur, l'Urssaf pourrait considérer qu'il s'agit de salaires déguisés. L'association pourrait se voir redressée pour ces sommes, sur lesquelles elle n'a pas acquitté de cotisations sociales. Les services fiscaux pourraient voir dans ces remboursements " gonflés " un revenu que le bénévole-contribuable doit déclarer. Des sanctions pénales pour travail dissimulé peuvent également être encourues.

L'abandon de créance

Le bénévole peut décider de ne pas se faire rembourser et faire don de sa créance à l'association. Ce renoncement se déclare sur la fiche de frais par la formule :

Je soussigné...........................certifie renoncer au remboursement de frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ".
L'association, si elle est habilitée (voir ci-dessous) lui délivre un reçu de don en bonne et due forme (n° CERFA 11580*03) que le bénévole joint à sa déclaration de revenus (sauf à déclarer ses revenus sur Internet).

Quelles associations ouvrent droit à des réductions d'impôts au titre des dons reçus ?

C'est l'article 200 du Code général des impôts qui donne la liste des associations et fondations habilitées à recevoir des dons ou accepter des abandons de créance. Seules ces structures peuvent délivrer les reçus correspondants et permettre à leurs donateurs particuliers de bénéficier d'une réduction d'impôt sur leur revenu.

Le texte vise notamment :

  • les fondations ou associations reconnues d'utilité répondant aux conditions du texte,
  • les organismes d'intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises,
  • les établissements d'enseignement supérieur ou d'enseignement artistique, publics ou privés, à but non lucratif, agréés par le ministre chargé du Budget, de l'Enseignement supérieur ou de la Culture,
  • les associations cultuelles et de bienfaisance qui sont autorisées à recevoir des dons et legs, ainsi que des établissements publics des cultes reconnus d'Alsace-Moselle,
  • les organismes ayant une gestion désintéressée et une activité principale de présentation d'œuvre culturelle.

En résumé, les réductions fiscales ne sont consenties que pour les dons (ou abandons de créance) aux associations d'intérêt général dont la gestion est désintéressée.

Qu'inscrire en comptabilité ?

Lorsque le bénévole remet ses justificatifs de frais à l'association, il est recommandé à celle-ci de créer dans sa comptabilité un compte spécifique qui permettra de solder les opérations, comme le ferait un échange de chèques (un de l'association pour rembourser les frais et un du bénévole comme don). L'association devra d'abord créditer ce compte comme contrepartie de l'enregistrement en charges des frais engagés par le bénévole. Elle constatera ainsi une créance du bénévole sur l'association. Elle débitera ensuite ce compte (et annulera ainsi la créance) comme contrepartie de l'enregistrement en recettes d'un don équivalent au montant de la créance.

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Pour en savoir plus, téléchargez le PDF
Les différents comptes ( 12 Ko )

Notre point de vue d'assureur

Remboursement, pas dédommagement

Peut-on utiliser les remboursements de frais pour dédommager la peine des bénévoles ? Il ne faut pas oublier que la loi de 1901, pourtant plutôt libérale, n'interdit qu'une seule chose : le partage des bénéfices entre les membres.
Si vous souhaitez rémunérer votre bénévole (qui pour le coup n'en sera plus un), versez-lui un salaire ou des droits d'auteur (s'il s'agit de production artistique), mais ne cherchez pas à utiliser les remboursements de frais. Les conséquences fiscales, sociales voire pénales peuvent être très lourdes.