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Le secrétaire
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secretaire

Le secrétaire assume des tâches importantes pour le bon fonctionnement de l'association.
En général, les statuts des associations prévoient l’existence d’un organe dirigeant, souvent appelé " bureau " et habituellement composé d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Ce dernier assume des tâches importantes pour le bon fonctionnement de l’association.

Une fonction statutaire

La loi du 1er juillet 1901 laisse l’entière liberté aux membres fondateurs de l’association de déterminer, dans les statuts, le nombre de dirigeants, leurs pouvoirs et mode de désignation.

Il n’existe donc aucune obligation pour une association de se doter d’un secrétaire. Il n'en reste pas moins que le rôle qui lui est traditionnellement attribué doit être assumé, d'une façon ou d'une autre.

Le secrétaire doit en effet assurer le fonctionnement administratif quotidien de la structure : tenue du fichier des adhérents et des registres, bonne exécution matérielle des tâches administratives, envoi des convocations, rédaction des correspondances, des procès-verbaux des organes collégiaux (bien souvent le conseil d'administration et le bureau) et de l’assemblée générale...

Convoquer les instances représentatives

Le plus souvent, et selon les dispositions statutaires, la convocation des adhérents aux assemblées générales (AG) incombe au conseil d’administration (CA) ou au bureau. Une personne en particulier, souvent le président ou le secrétaire, est chargée de la rédaction du document.

Ce sont les statuts qui fixent le nombre minimum de réunions ainsi que les modes et délais de convocation. Si les statuts ne précisent rien, sous réserve de l’appréciation souveraine des juges du fond, toutes les personnes devant être convoquées doivent pouvoir être informées de la tenue de la réunion dans un délai raisonnable.

Suivant le mode de convocation prévu par les statuts, le secrétaire, ou la personne mandatée pour le faire, enverra une convocation individuelle à chaque adhérent par courrier (simple, recommandé ou en mains propres) ou par courriel.

Une convocation collective publiée dans le bulletin interne de l’association, dans la presse, dans un journal d’annonces légales ou par affichage dans les locaux est aussi permise.

Dans tous les cas, il faut veiller à ce que la convocation comporte, en dehors des lieu et date de la réunion, l’ordre du jour fixé par l’organe compétent sur lequel l’AG sera appelée à délibérer (sans oublier la validation du compte rendu de la réunion précédente) ainsi qu’une procuration, si elle est admise, pour les adhérents absents ce jour-là.

Rédiger les comptes rendus

Le secrétaire, qui est en général le secrétaire de séance des réunions de l’association, sauf disposition statutaire contraire, rédige le procès-verbal de l’AG dans lequel il présente les discussions et les résolutions prises pour chaque point de l’ordre du jour. Dans le compte rendu de CA, il présente également les points abordés et les résolutions adoptées. Il convient d’être clair, concis et de ne pas passer trop de temps ni d’énergie dans cette tâche de secrétariat.

Enfin il est important que ces procès-verbaux et comptes rendus soient archivés dans des registres, avec, pour chaque réunion, la convocation contenant l’ordre du jour, la liste émargée des présents, complétée de la liste des excusés et des représentés.

C’est également le secrétaire qui tient généralement à jour le registre spécial obligatoire compilant tous les changements concernant l'administration de l'association.

Le suivi administratif

Courriers, classement, conventions, dossiers de subvention : un ensemble qui revient souvent au secrétaire de l'association, qui doit allier rigueur, compétences rédactionnelles et un certain savoir d'ordre réglementaire et juridique. Par son rôle, le secrétaire est conduit à travailler en collaboration étroite avec le président et le trésorier. C'est lui qui organise aussi les fichiers d'adhérents, les procédures d'adhésion ou d'inscription NB: La tenue du registre spécial n'est plus obligatoire ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015.
Ces documents, que d'autres adhérents peuvent avoir besoin de consulter, doivent être clairs et accessibles.
Le nombre et l’importance de ces missions, importance pour le niveau du fonctionnement interne, incitent parfois à doubler le poste d’un poste d’adjoint ou à répartir le travail entre plusieurs personnes.

Répartir les tâches

Les tâches rattachées à la fonction de secrétaire peuvent tout à fait être assumées à plusieurs, avec le double avantage de ne pas surcharger une seule personne et de mieux faire connaître aux autres les responsabilités et contraintes du fonctionnement de l’association.
Pour ce faire il s’agira de recenser et de lister toutes les tâches de secrétariat en fonction du degré d’autonomie et du temps qu’elles demandent, puis de les répartir entre les adhérents intéressés. Au moment du départ du secrétaire en place, la transmission n’en sera que facilitée. On peut éventuellement officialiser cette répartition des tâches en nommant un ou plusieurs secrétaires adjoints.

Secrétariat collectif

La gouvernance d’une association peut se concevoir de façon collégiale. Cela oblige chacun à s’engager de manière plus active dans l’association et peut inciter certaines personnes à prendre des responsabilités qu’elles auraient refusées au prétexte d’un engagement trop lourd. La prise d’une responsabilité à deux ou plus est aussi une bonne solution pour convaincre ceux et celles qui se sentent incompétents, trop timides ou surchargés. C’est enfin une politique de prévoyance, permettant de préparer des transmissions souvent délicates lorsque le même poste a longtemps été occupé par une seule et même personne.
Ce mode de gouvernance collective ou collégiale est généralement adopté pour accroître la démocratie dans l’association. Cependant, certaines demandes, notamment celle de reconnaissance d’utilité publique, nécessitent des statuts types dans lesquels le bureau doit exister et ses membres être expressément nommés.

Notre point de vue assureur

Le secrétaire est un dirigeant associatif. En ce sens, ses responsabilités sont les mêmes que pour les autres membres du bureau et du conseil d'administration.
La couverture de son activité au sein de l'association entre dans le cadre de la responsabilité générale de l'association.

Solution MAIF

Les risques liés aux activités propres du secrétaire de l’association sont couverts par la garantie " Responsabilité Civile " du contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations.