Guides pratiques Comités sociaux et économiques

Créer un site internet pour le CSE
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trois personnes en reunion

MAJ juillet 2021

Un site internet est un support de communication offrant de nombreuses possibilités pour un Comité social et économique (CSE). Il permet de présenter son fonctionnement et ses activités tout en gardant un lien avec l'ensemble des salariés, détachés ou en déplacements. Un grand nombre d'informations peuvent y être diffusées, sous différentes formes (textes, images, vidéos, newsletter...). Il reflète la dynamique et l'engagement du CSE durant son mandat social et permet d'instaurer un dialogue social.

Se poser les questions essentielles

La création d'un site internet est un investissement financier et en temps. Avant de se lancer, il est nécessaire de se demander :

  • quel est le rôle de votre site : site vitrine ou e-commerce ?
  • de quelles fonctionnalités souhaitez-vous disposer : galerie photos, newsletter, rubriques agenda pour les activités sociales et culturelles, petites annonces, co-voiturage, formulaire d'inscription à la newsletter, formulaire de don…
  • le site doit-il pourvoir être visible sur smartphone et tablette (être en « responsible ») ?
  • quelle évolution doit être possible ?
  • quel sont vos budgets d'investissement et de fonctionnement ?
  • quel type de connexion : internet ou intranet ?
  • quelles compétences techniques et possibilités matérielles avez-vous à disposition ?
  • la réalisation et le fonctionnement sont-ils confiés à une agence ou assurés en interne ? Avoir en tête qu’être propriétaire de son site est préférable. Même si cela demande plus de temps, ne plus dépendre d'un service externe offre certains avantages : le nom de domaine vous appartient, votre site est à votre mesure avec un back office simplifié que vous maîtrisez.

Définir un cahier des charges

Un cahier des charges reprend, synthétise et clarifie ce dont vous avez besoin : contenu du site, description graphique et technique, nom de domaine, hébergement, etc. C’est l’occasion d’imaginer une identité graphique propre (avec un logo et une charte graphique) et de préciser une charte éditoriale (type de publication, style et ton employés...). Le cahier des charges est indispensable au concepteur qu’il soit interne ou prestataire. Le choix de la technologie, la sélection des fonctionnalités, le nombre de pages, etc. dépendent de vos moyens financiers et techniques.

Déterminer le contenu pertinent

Apportez de l’information utile, jouez l’interactivité et dynamisez vos pages en intégrant régulièrement de nouveaux contenus (définissez clairement qui est chargé de le faire). Le but premier étant de parler de l’activité du CSE, votre site internet peut : préciser le bureau et ses membres titulaires, les horaires d’ouverture des permanences, les coordonnées des élus, l’agenda des réunions du CSE, le détail des activités sociales (ASC), les règles d’éligibilité aux ASC (extrait du règlement intérieur CSE), tenir informés les salariés des décisions officielles, présenter les activités, communiquer sur les droits des salariés... Certains onglets comme un lien vers le sommaire, un plan du site, un moteur de recherche, un bouton « actualités » peuvent être pertinents. Attention : un site inactif est peu crédible.

Réaliser le site ou le faire faire

Un prestataire est en mesure de vous fournir un site clef-en-main voire s’occuper de l’alimenter régulièrement. Si un membre du CSE a des connaissances informatiques, il peut créer le site à partir de logiciels libres et gratuits grâce à des systèmes de gestionnaire de contenu (Content Management Systems) comme WordPress, Drupal, Wix, Joomla, etc. April (Association pour promouvoir et défendre le logiciel libre) ou l'Aful (Association francophone des utilisateurs de logiciels libres) sont des sites ressources pour choisir votre logiciel. Particulièrement adaptés pour un site vitrine, les CMS peuvent être complétés par des extensions si vous souhaitez faire évoluer votre site. Une fois le site entièrement conçu, vous devrez le mettre en ligne via un hébergeur qui vous louera un espace sur le web. Il existe aussi des solutions gratuites auprès de votre fournisseur d’accès, mais votre nom de domaine se déclinera à partir de celui du fournisseur, soit : http://www.nomdufournisseur/perso/nomdevotrecse.fr

Avoir son propre nom de domaine

Pour bénéficier de votre propre identité (type www.nomdevotrecse.fr), vous devez vous adresser à l’un des bureaux d’enregistrement (fournisseurs d’accès à Internet, hébergeurs, agences web etc.) accrédités par l’Afnic – Association française pour le nommage Internet en coopération. Vous pourrez ainsi vérifier la disponibilité du nom que vous avez choisi. Attention, un nom de domaine ne s'achète pas, il vous appartient pour une durée limitée. Vous devrez chaque année le renouveler. Il existe beaucoup d'extensions (.fr, .eu, .com,.net, .info, .biz...). Comptez environ 5€ HT par an pour les .fr, .com, .eu. sinon cela peut aller jusqu'à 55 € HT.

Adopter un fonctionnement sécurisé

Parmi les élus, il convient de nommer le ou les responsables de la conception, de la mise à jour du site et d'avoir une équipe réduite de validation. Par ailleurs, il peut être nécessaire de sécuriser le site internet afin d'empêcher les personnes non salariées d'accéder au contenu du site. Misez donc sur une page d’identification afin de filtrer les internautes. C’est une manière efficace d'éviter les cyberattaques.

Notre point de vue d'assureur

Pour être crédible, le site du CSE doit avoir une qualité professionnelle, respecter les droits des salariés et de l'entreprise. Avant d’utiliser la photo ou la vidéo d’une personne, veillez à recueillir son autorisation. Il en va de même pour les contenus téléchargés du web, assurez-vous d'avoir obtenu la cession des droits d'auteur afin d'éviter d'éventuelles poursuites. N'oubliez pas de réserver une page pour les mentions légales : nom, dénomination ou raison sociale, adresse et téléphone de la personne propriétaire du site ; directeur ou co-directeur de la publication, responsable(s) de la rédaction ; nom, dénomination ou raison sociale, adresse et téléphone de l’hébergeur du site.

Solution MAIF
  • Une personne met en cause votre CSE au motif qu'une photographie d'elle est présente sur votre site Internet, sans son accord. Vous vous exposez dans ce cas à des poursuites pénales qu'aucun assureur ne peut couvrir. En revanche, la garantie Responsabilité civile de notre contrat Raqvam Associations et Collectiités reste acquise pour la prise en charge les éventuels dommages et intérêts mis à votre charge.