Guides pratiques collectivités territoriales

Dès qu'une personne réalise un travail pour le compte de l'association, dans un lien de subordination avec elle et qu'elle perçoit une rémunération en contrepartie de ce travail, il convient donc :

• de signer un contrat de travail entre l'association et le salarié,
• de déclarer au préalable l'embauche du salarié (déclaration préalable à l'embauche - DPAE),
• d'établir des feuilles de paye,
• de déclarer et de régler l'ensemble des cotisations sociales,
• de respecter la législation du travail et la convention collective en vigueur pour l'activité de l'association,
• de tenir à jour le registre d'entrée et de sortie du personnel et d'une manière générale, l'ensemble des dispositions applicables à tout employeur.

L'ensemble de ces opérations étant relativement complexe, il est souvent nécessaire de travailler avec des professionnels (expert-comptable) ou des réseaux spécialisés qui vous permettront de remplir vos obligations sans erreur.

Contrairement aux idées reçues, les associations ne bénéficient d'aucun régime dérogatoire en matière d'emploi : elles sont soumises aux obligations générales des employeurs dès la première heure de travail effectuée et dès le premier euro versé. Et ce, quelle que soit sa taille ou son activité et quel que soit le montant de la rémunération. Tenter de déguiser une rémunération en remboursement de frais peut entraîner une infraction de travail dissimulé ou "travail au noir" (article L8221-5 du Code du travail). C'est en effet l'une des premières choses que va rechercher un contrôleur de l'Urssaf dans la comptabilité de l'association.

Les associations peuvent trouver des appuis avec les :

• Maisons des associations,
• Centre de ressources et d'information des bénévoles.

Un dispositif, le chèque emploi associatif, visant à simplifier la gestion de la paie a été mis en place pour les associations occupant au plus neuf salariés équivalents temps plein. Les avis restent partagés sur sa pertinence et ses imperfections.

L'embauche est notamment encadrée par les articles L1221-6 à L1221-9 du Code du travail.

Il s'agit d'une décision lourde de conséquences et d'incertitudes. Il faut analyser les besoins avec précision et décider à plusieurs du profil de poste :

• mission générale (par exemple : secrétariat administratif de l'association ; accueil des adhérents...),
• détail des tâches précises liées à cette mission,
• contexte : durée du travail, horaires, lieu, public...
• relations fonctionnelles au sein de la structure et position hiérarchique,
• capacités et compétences requises : connaissances générales ou spécialisées, formation ou expérience, maîtrise d'outils ou de méthodes, efficacité dans l'apprentissage ou l'adaptation...
• possibilité d'évolution,
• évaluation précise des charges directes et indirectes générées par le poste.

Cette étape est déterminante pour toute la suite du processus. Elle fixera les termes à employer dans la petite annonce, les critères à utiliser pour sélectionner les candidatures, pour guider les entretiens et faire le choix ultime. Cette étape est également essentielle pour guider le choix du contrat de travail à établir avec le futur salarié. C'est notamment le cas en ce qui concerne les emplois aidés : c'est le profil de poste qui doit amener à une embauche sous contrat aidé et non l'inverse, par effet d'aubaine.

Contrat à durée indéterminée (CDI, articles L1221-1 à L1221-5 du Code du travail), contrat à durée déterminée (CDD, articles L1241-1 à L1248-11 et D1242-1 à D1247-2 du Code du travail), temps plein ou partiel, le choix du type de contrat doit être minutieusement déterminé avec l'aide des personnes les plus impliquées dans l'association.

Le contrat de travail est écrit. Il existe des subtilités juridiques sur l'existence d'une obligation d'établir un écrit, le contrat verbal étant reconnu comme valable. Toutefois, le plus simple, au quotidien, est de considérer que le recours systématique à un écrit s'impose. De nombreuses conventions collectives l'imposent et certains types de contrats nécessitent également un écrit (CDD, contrat à temps partiel...).

Le contrat comporte au moins les mentions suivantes : identités de l'employeur et de l'employé ; lieu de travail ; titre du salarié ou description sommaire du travail ; durée hebdomadaire du travail ; date du début du contrat ; rémunération ; congés payés ; ainsi que, généralement, les obligations professionnelles du salarié, la convention collective applicable, la période d'essai, les frais professionnels alloués, le véhicule... S'il s'agit d'un CDD, il faut mentionner en plus le motif du recours au CDD, les nom et qualification du salarié remplacé s'il y a lieu, la date d'échéance ou la durée minimale, les coordonnées de la caisse de retraite et le cas échéant de l'organisme de prévoyance. Pour les contrats à temps partiel, des mentions particulières sont obligatoires notamment relatives à la durée du travail et aux plannings.

Il existe un dispositif général d'allègement des cotisations patronales de Sécurité sociale sur les aides à l'embauche dans certaines zones du territoire. Il s'agit d'exonérations de charges sociales dans les zones de redynamisation urbaine (ZRU), les zones de revitalisation rurale (ZRR), les zones franches urbaines (ZFU) et les bassins d'emploi à redynamiser (BER).

Il existe également des contrats aidés réservés à certains publics, dont chacun a ses conditions particulières d'accès, de mise en œuvre et d'aide :

• parcours emploi compétence (PEC)
• contrat adulte relais,
• contrat de professionnalisation.

Ces dispositifs étant très souvent amendés, chacun est invité à veiller aux évolutions règlementaires les concernant.

Au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard la veille, l'employeur doit effectuer la déclaration préalable à l'embauche à l'Urssaf, qui se charge de la transmettre à tous les organismes obligatoires (Assedic, médecine du travail...).

Il incombe ensuite à l'employeur de s'acquitter des charges sociales, calculées sur les rémunérations, auprès des organismes sociaux. Il verse les cotisations aussi bien patronales que salariales. Le versement est effectué à des moments différents selon l'effectif de la structure, dans les 15 jours qui suivent la fin de chaque trimestre civil pour les effectifs jusqu'à 9 salariés.

L'URSSAF collecte les cotisations salariales et patronales ayant trait à : maladie, invalidité, décès, accident du travail, contribution sociale généralisée (CSG), contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS), allocations familiales, assurance vieillesse, Fonds national d'aide au logement (FNAL), versement de transport et à l'assurance chômage et le Fonds national de garantie des salaires.

Les caisses de retraite complémentaire, (l'Agirc-Arrco, caisse unique et commune aux cadres et salariés qui collecte les charges destinées à compléter les prestations du régime général).

Il faut évidemment que l'employeur respecte la législation du travail dans tous les grands domaines, notamment :

• la durée du travail régie par les articles L3121-10 et suivants du Code du travail (35 heures hebdomadaires, heures supplémentaires...),
• la rémunération régie par les articles L3211-1 et suivants du Code du travail (salaire minimum, bulletin de paye, éventuellement complémentaire santé, titres restaurant...),
• les congés payés régis par les articles L3141-1 et suivants du Code du travail.