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Organiser un spectacle
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Organiser un spectacle

Les formalités pour organiser un spectacle sont nombreuses... De la déclaration de salle en passant par celle de la SACEM, de la SACD ou de la TVA, les associations trouveront dans cette fiche toutes les informations utiles pour ne rien oublier avant l'évènement.

Déclarer un spectacle

Si vous organisez un spectacle en salle ouvert au public, il est nécessaire de faire une demande d'autorisation en mairie(1). A priori, et si vous utilisez une salle de spectacle ayant déjà un agrément de sécurité(2) vous n'aurez pas de difficultés. Toutefois la mairie peut vous refuser l'autorisation pour différents motifs : non-respect de la sécurité (salles non conformes...) ou de l'ordre public, non-respect de la législation, etc. Si vous utilisez un lieu non prévu pour le spectacle comme une salle de sport, un stade, un entrepôt, il vous faudra obtenir un avis favorable de la commission de sécurité pour l'accueil du public.

Certains lieux relevant d'une autre autorité que celle du maire doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique : à l'évêque ou au ministre de la paroisse pour les lieux de culte, à l'inspecteur de l'académie pour les locaux scolaires, au préfet ou au directeur de la Caisse nationale des monuments historiques pour les bâtiments classés ou inscrits.

Par ailleurs, une déclaration préalable du spectacle doit être faite auprès de la préfecture si l'organisateur n'est pas titulaire d'une licence d'entrepreneur de spectacles (cf. articles L7122-19 et R7122-26 du Code du travail).

(1) à la préfecture de Police pour Paris, Lyon et Marseille.

(2) Voir la législation sur les établissements recevant du public, article R123-2 du code de la construction et de l'habitation.

La licence d'entrepreneur de spectacle

La licence n'est pas obligatoire si l'organisation de spectacles n'est pas votre activité principale et que vous n'en organisez pas plus de six par an ou si le spectacle fait intervenir expressément et exclusivement des artistes amateurs non rémunérés.

ATTENTION

Si la production de spectacle vivant est votre activité habituelle, vous devrez justifier de la licence d'entrepreneur du spectacle. " Est entrepreneur de spectacles vivants toute personne qui exerce une activité d'exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles, seul ou dans le cadre de contrats conclus avec d'autres entrepreneurs de spectacles vivants quel que soit le mode de gestion, public ou privé, à but lucratif ou non, de ces activités " (article 1er-1 de l'ordonnance n° 45-2339 du 13 Octobre 1945). Vous trouverez une documentation complète sur cette licence sur le site du ministère de la culture.
Vous trouverez également le détail des modalités d'application dans les circulaires du 13 juillet 2000 et du 29 octobre 2007 et pour toute question relative à la licence d'entrepreneur du spectacle, adressez-vous à la Direction régionale des affaires culturelles (Drac).

Les spectacles payants

Les spectacles payants doivent comporter une billetterie et sont soumis à des règles plus contraignantes : un billet extrait d'un carnet à souche ou d'un distributeur automatique ou, à défaut de remise d'un billet, un enregistrement dans un système informatisé(1), doit être remis pour toute entrée avant l'accès au lieu du spectacle et doit faire l'objet d'un contrôle manuel ou électronique.

Chaque partie du billet, ainsi que la souche dans le cas d'utilisation de carnets, doit porter de façon apparente ou sous forme d'informations codées :

  • le nom de l'exploitant ;
  • le numéro d'ordre du billet ;
  • la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit ;
  • le prix global payé par le spectateur ou s'il y a lieu la mention de gratuité ;
  • le nom du fabricant ou de l'importateur si l'organisateur a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets pré-imprimés ;
  • le numéro de la place et la séance à laquelle il donne droit - le numéro de la licence d'entrepreneurs du spectacle (Article D7122-25 du Code du travail).

(1) article 50 sexies B de l'annexe IV du code général des impôts.

Les cotisations sociales

Dans le cas où vous souhaitez rémunérer des artistes et que ce n'est pas votre activité principale (révélée, en pratique, par votre code APE), vous devez impérativement vous adresser au guichet unique de spectacle occasionnel (Guso) depuis le 1er janvier 2004.

Le Guso permet de simplifier vos démarches liées aux cotisations sociales.

La déclaration de TVA

Si votre association n'organise pas plus de six manifestations répondant aux critères du code général des impôts(1) dans l'année, elle est exonérée de TVA et de relevé détaillé de dépenses dans les trente jours.
Cependant, l'association doit établir les résultats de chacune des six manifestations exonérées.

(1) article 261-7-1° c) du CGI

La déclaration Sacem

Vous devez déclarer votre manifestation artistique et retourner dûment approuvé et signé le contrat général de représentation à la Société des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique (Sacem). L'utilisation de disques ou cassettes au cours d'un spectacle nécessite l'autorisation préalable du ou des producteurs de ces enregistrements.

La déclaration SACD (Société des Auteurs Compositeurs Dramatiques)

Si pour l'organisation d'un spectacle vous faites appel à une troupe extérieure, assurez-vous qu'elle détient bien l'autorisation préalable de l'auteur.

Si votre association a pour objet une activité identique à celle du spectacle (par exemple le théâtre), vous devez obtenir l'autorisation préalable de l'auteur et du délégué régional de la SACD.

Les conseils prévention

Au-delà de l'aspect réglementaire, il vous appartiendra également de respecter certaines consignes de sécurité.

Pour la prévention de l'incendie :

  • Assurez-vous du bon fonctionnement des installations électriques et de l'éclairage de sécurité (éclairage d'ambiance et éclairage d'évacuation) ;
  • Vérifier la présence d'extincteurs ;
  • Vérifier les matériaux utilisés, en fonction de leur réaction au feu (de M0 à M4, seuls les matériaux classés M0 et M1 sont classés " non feu ").

Les salles destinées aux spectacles répondent généralement à ces normes de sécurité. Votre rôle sera alors de prendre connaissance du règlement intérieur ou de la convention de mise à disposition et d'en respecter les consignes. Toutefois, pour les matériaux et installations rapportés (décors, tissus, rideau, accessoires...), se renseigner auprès de la commission de sécurité sur la nécessité de faire vérifier l'installation.

Concernant la sécurité des personnes, vous devez :

  • Faire vérifier et certifier par un organisme agréé l'installation de gradins ou le montage et les ancrages de chapiteaux destinés à accueillir du public ;
  • Signaler clairement les issues de secours et les déverrouiller (en veillant bien à ce que le passage ne soit pas obstrué) ;
  • S'assurer du bon fonctionnement de l'alarme (laquelle doit permettre l'évacuation du public en cas de nécessité, dispositif sonore audible en tout point de l'établissement) ;
  • S'assurer de l'accessibilité et de la facilité de circulation des personnes handicapées; les chaises du public doivent être liées entre elles afin d'éviter leur chute en cas d'évacuation ;
  • Veiller à faciliter au maximum le passage des acteurs entre les coulisses et la scène, souvent dans la pénombre (pas d'objets encombrants au sol, scotcher au sol les câbles électriques) ;
  • Organiser une procédure d'évacuation en cas d'incendie : repérer le disjoncteur général ainsi que les issues de secours, nommer des personnes chargées de l'évacuation, déterminer " qui sort par où ? ".

Il vous appartient, en tant qu'organisateur de spectacle, de respecter ces mesures. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez faire appel à un agent ou une équipe de sécurité incendie, dans certains cas, sa présence est obligatoire (voir le réglement intérieur de la salle).

En cas d'interrogations sur la mise en œuvre de ces mesures de sécurité, questionnez le gestionnaire de la salle de spectacle, la mairie, les pompiers.

Notre point de vue d'assureur

Pour une association organiser une manifestation comme un spectacle, représente des risques parfois inattendus. Il faut s'assurer que votre contrat permet de les garantir. A défaut, il est nécessaire de souscrire une garantie complémentaire. Vous devez souscrire une assurance responsabilité civile organisateur incluant les périodes de montage et démontage. Cette garantie doit porter sur le public, les participants (artistes...), le matériel (salle, sono...), les engins motorisés...

Une garantie perte d'exploitation peut être souscrite en cas d'annulation suite à un cas de force majeure (événement imprévisible, irrésistible extérieur à l'assuré) et cas fortuit (accident) ou en cas d'indisponibilité des personnes indispensables.

Solution MAIF

Lorsqu'il est souscrit, notre contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations garantit l'ensemble des risques liés à l'organisation d'un spectacle (responsabilité de l'organisateur à l'égard du public et autres tiers, matériel utilisé, salle occupée...) sans qu'il soit nécessaire pour l'association d'effectuer une démarche particulière auprès de la MAIF. Seule la garantie annulation de spectacle fait l'objet d'une souscription complémentaire.