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Organiser un concert occasionnel
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Organiser un concert occasionnel

Que ce soit par amour de la musique, par besoin d'autofinancement ou de communication, une association a la possibilité d'organiser des concerts occasionnels ne rentrant pas dans le champ de son activité principale ou de son objet. Bien évidemment cela demande une organisation solide et la connaissance de la législation.

Planification des tâches

Préalablement à toute démarche administrative, une association souhaitant organiser un concert doit prendre un certain nombre de décisions. Cette phase préliminaire est essentielle pour permettre de présenter à l’administration un projet complet et bien ficelé.

Les quelques éléments à définir très en amont de l’échéance sont la date du concert, le lieu, les contacts avec les artistes et le repérage des autorisations nécessaires. Il sera indispensable d'établir un calendrier des différents temps de préparation par tâche (demandes d’autorisations administratives, matériel son et lumière, barnum, scène, buvette, transport, etc.) sur lequel figurera le nom des bénévoles en charge (le retro-planning est un bon outil) ; il convient également de monter un budget prévisionnel.

Autorisation et déclaration

En principe, l’organisation d’un concert, qui est un spectacle vivant, doit être mise en place par une personne titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles (circulaire n° 2000/030 du 13 juillet 2000). Néanmoins, une association qui entre dans le champ de l’article L7122-19 du Code du travail c'est-à-dire qui n'a pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles (ou, dans le cas de groupements d'artistes amateurs bénévoles(1), qui fait occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération), pourra organiser des concerts ouverts au public, dans la limite de six par an, sans détenir une telle licence.

Pour les artistes rémunérés qui participent à ce spectacle, l’organisateur devra faire une déclaration préalable auprès de la préfecture du département du lieu de spectacle au moins un mois avant la date prévue (R7122-26 à R7122-28 du Code du travail). En outre, l’organisateur devra, au préalable, déclarer le spectacle à la mairie (ou à la préfecture de police pour Paris). Le maire, ou le préfet, pourra interdire le concert s’il est de nature à troubler l’ordre public. Il faudra également obtenir l’autorisation du maire de la commune où aura lieu le concert au moins deux mois avant la date de la manifestation si elle doit se dérouler dans un lieu public avec utilisation exclusive du domaine public.

De la même façon, les autorisations d’affichage, de distribution de tracts, d’annonces par haut-parleurs et les règles de sécurité sont fixées par arrêtés municipaux. Il conviendra de se renseigner, au préalable sur les règles applicables dans la commune. L’autorisation est accordée dans les conditions du respect de la législation, de l’ordre public et des horaires autorisés. Notamment, dans les locaux recevant du public et diffusant à titre habituel de la musique amplifiée, le niveau acoustique ne doit pas dépasser les 105 décibels, et 120 en niveau de crête. (cf. Code de l’environnement).

L’utilisation de locaux particuliers est soumise à une autorisation spécifique de l’Académie, du ministre du culte ou des Monuments historiques s’ils sont respectivement scolaires, cultuels, classés ou inscrits.

(1) Cette réglementation n'est pas applicable aux activités d'amateurs sauf si le groupe d'amateurs fait régulièrement (au-delà de six fois par an) appel pour ses spectacles à un professionnel payé (y compris un chef de chœur, un directeur musical ou un metteur en scène).

Le Guso

Tout organisateur de concert, dont ce n’est pas l’activité principale, désirant embaucher un artiste doit s’adresser au Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

Il permet d’accomplir toutes les formalités obligatoires liées au contrat de travail (déclarations, attestation, certificat et paiement des cotisations sociales) en remplissant un formulaire unique et simplifié soit en ligne, soit papier (circulaire interministérielle n° DSS/5C/DMDTS/2009/252 du 5 août 2009).

La Sacem

Avant le concert, il faut demander à la Société des auteurs compositeurs et éditeurs de musique (SACEM) l’autorisation d’utilisation en public d’œuvres de son répertoire. La SACEM vous adresse alors un contrat général de représentation qu’il faut retourner signé et approuvé.

Après le concert, il faut adresser à la SACEM un formulaire " État des Recettes et des Dépenses " ainsi que le programme des œuvres diffusées afin qu’elle envoie la facture correspondante. Les tarifs seront différents s’il s’agit d’une manifestation avec ou sans restauration.

Néanmoins il existe un forfait de droits d'auteur contractuel payable avant le concert ; dans ce cas, il en coûtera à l’organisateur de 50 € à 270 € selon que :

  • la musique diffusée soit vivante ou enregistrée,
  • que le concert ne génère pas de recette ou qu’il en génère dans la limite du prix d’entrée au tarif normal acquitté par la majorité des participants pour accéder à la manifestation, hors majoration ou réduction particulière. En l'absence de prix d'entrée, le prix de la consommation la plus vendue dans la limite de 20 €, servira de référence,
  • que le budget des dépenses ne dépasse pas 1 000, ou 1 500 € dans la limite de 2 000 € TTC.

Il n’est plus tenu compte de la superficie de la salle dans laquelle se tient le concert, ni du seuil de 850 € de budget. Dans le cas où le prix d’entrée supérieur à 20 € et/ou le budget des dépenses supérieur à 3 000 € TTC, les conditions tarifaires diffèrent.

Tout organisme qui organise un concert avec l’autorisation de la SACEM bénéficie d’une réduction de 20 %.

L'utilisation au cours du spectacle d’œuvres enregistrées nécessite l'autorisation des producteurs de ces enregistrements et le paiement de redevances spécifiques au titre des " droits voisins ".

D’autre part un forfait réduit s’applique aux associations adhérentes à une fédération signataire d'un protocole avec la Sacem et aux associations agréées " Éducation Populaire ".

En savoir plus

La billetterie

Un billet doit être remis pour chaque entrée payante. Les billets doivent être numérotés de façon ininterrompue et tirés d’un carnet à souche dans leur ordre numérique ou d’un distributeur automatique ou, à défaut, chaque entrée doit être enregistrée dans un système informatisé (article 50 sexies B à I de l'annexe V du Code général des impôts).

Les billets doivent ensuite être contrôlés manuellement ou automatiquement avant l’accès au lieu de spectacle.

Chaque partie du billet (y compris la souche) doit porter de façon apparente ou sous forme d'informations codées :

  • le nom de l'exploitant,
  • le numéro d'ordre du billet,
  • la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit,
  • le prix global payé par le spectateur ou s'il y a lieu la mention de gratuité,
  • le nom du fabricant ou de l'importateur si l'organisateur a recours à des carnets ou à des fonds de billets pré-imprimés ainsi que, le cas échéant, le numéro de la place et la séance à laquelle il donne droit et le numéro de la licence d'entrepreneur du spectacle (art. D7122-25 du Code du travail).

Exonération d’impôts commerciaux

Les recettes réalisées par une association à l’occasion d’une manifestation, tel qu’un concert, sont, en principe, soumises aux impôts commerciaux (TVA, IS et Contribution économique territoriale).

Cependant, lorsque ces recettes s’inscrivent dans le cadre de manifestations exceptionnelles, elles peuvent bénéficier d’une exonération de tout impôt ou taxe.

Ainsi, les organismes sans but lucratif exonérés de TVA en vertu de l’article 261 (7, 1°) du Code général des impôts bénéficient d’une exonération d’impôts commerciaux sur les recettes réalisées à l’occasion d’un maximum de six manifestations exceptionnelles par année civile, sous réserve d’établir une comptabilité spécifique par manifestation.

En dehors de ce cas, ou au-delà de six manifestations par an, l’association sera soumise à la TVA et à l’impôt sur les sociétés.

Prévention des risques

La sécurité des personnes et des biens est un enjeu majeur dans l’organisation d’un événement. C’est pourquoi il est primordial d’anticiper les risques au maximum pour mieux les éviter. Pour cela il convient de relever pour chaque lieu, les risques potentiels encourus par chaque type d’utilisateurs et chaque bien sous forme d’un relevé le plus complet possible qui entrera dans un dossier de prévention des risques, en appui des demandes d’autorisation.

Les matériels ou installations aux endroits de passage du public ou devant les sorties de secours sont à proscrire. L’organisateur doit également être en mesure de produire les attestations de classement " non-feu " de tous décors, tissus et accessoires (classements M0 ou M1), de vérification des extincteurs, des installations électriques, de l’éclairage de sécurité (ambiance et évacuation) et de l’alarme. Une salle de spectacle doit répondre aux normes de sécurité des établissements recevant du public (art. R*123-2 à R*123-17 du Code de la construction et de l’habitation). Si la salle n’est pas prévue pour le spectacle, l’avis de la commission de sécurité doit être demandé.

Notre point de vue d’assureur

Il est fortement recommandé de demander à l’assureur de l’association un complément de garantie contre tous les risques prévisibles liée à l’organisation occasionnelle d’un concert : une assurance en responsabilité civile organisateur assurant les personnes (public, bénévoles, artistes) et les biens (locaux, matériels, véhicules) incluant les périodes de montage et démontage.

Vous avez aussi la possibilité de souscrire une assurance-annulation garantissant les frais engagés irrécupérables sur justificatif ou le prix de vente ou les recettes hors taxes en cas d’annulation suite à un cas de force majeure (événement imprévisible, irrésistible et extérieur à l’assuré) ou fortuit (accident), d’intempérie ou d’indisponibilité des personnes indispensables...

Solution MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations vous permet de garantir l’ensemble des risques liés à l’organisation d’un concert : les bénévoles, les locaux et les biens utilisés, ainsi que votre responsabilité vis-à-vis du public.
Une garantie " Annulation de spectacles " peut également vous être proposée.