Comment organiser un concert occasionnel en tant qu'association ?

Préalablement à toute démarche administrative, une association souhaitant organiser un concert doit prendre un certain nombre de décisions. Cette phase préliminaire est essentielle pour permettre de présenter à l’administration un projet complet et bien ficelé.

Les quelques éléments à définir très en amont de l’échéance sont la date du concert, le lieu, les contacts avec les artistes et le repérage des autorisations nécessaires. Il sera indispensable d'établir un calendrier des différents temps de préparation par tâche (demandes d’autorisations administratives, matériel son et lumière, barnum, scène, buvette, transport, etc.) sur lequel figurera le nom des bénévoles en charge (le retro-planning est un bon outil) ; il convient également de monter un budget prévisionnel.

En principe, l’organisation d’un concert, qui est un spectacle vivant, doit être mise en place par une personne titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles (circulaire n° 2000/030 du 13 juillet 2000). Néanmoins, une association qui entre dans le champ de l’article L7122-19 du Code du travail c'est-à-dire qui n'a pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles (ou, dans le cas de groupements d'artistes amateurs bénévoles¹, qui fait occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération), pourra organiser des concerts ouverts au public, dans la limite de six par an, sans détenir une telle licence (article 3 du Décret n° 2019-1004 du 27 septembre 2019 relatif aux entrepreneurs de spectacles vivants).

L’organisateur devra, au préalable, déclarer le spectacle à la mairie (ou à la préfecture de police pour Paris). Le maire, ou le préfet, pourra interdire le concert s’il est de nature à troubler l’ordre public. Il faudra également obtenir l’autorisation du maire de la commune où aura lieu le concert au moins deux mois avant la date de la manifestation si elle doit se dérouler dans un lieu public avec utilisation exclusive du domaine public.

De la même façon, les autorisations d’affichage, de distribution de tracts, d’annonces par haut-parleurs et les règles de sécurité sont fixées par arrêtés municipaux. Il conviendra de se renseigner, au préalable sur les règles applicables dans la commune. L’autorisation est accordée dans les conditions du respect de la législation, de l’ordre public et des horaires autorisés. Notamment, dans les locaux recevant du public et diffusant à titre habituel de la musique amplifiée, le niveau acoustique ne doit pas dépasser les 105 décibels : (120 décibels en niveau de crête) (cf. Code de l’environnement, le Code de la santé publique et le décret n° 2017-1244 du 7 août 2017).

L’utilisation de locaux particuliers est soumise à une autorisation spécifique de l’Académie, du ministre du culte ou des Monuments historiques s’ils sont respectivement scolaires, cultuels, classés ou inscrits.

Tout organisateur de concert, dont ce n’est pas l’activité principale, désirant embaucher un artiste doit s’adresser au Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

Il permet d’accomplir toutes les formalités obligatoires liées au contrat de travail (déclarations, attestation, certificat et paiement des cotisations sociales) en remplissant un formulaire unique et simplifié en ligne (circulaire interministérielle n° DSS/5C/DMDTS/2009/252 du 5 août 2009).

Toute diffusion d’une œuvre appartenant au répertoire de la Société des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique (Sacem) doit être déclarée et faire l’objet d’un contrat général de représentation. En complétant la demande d’autorisation avant le concert, l’organisateur obtient une réduction de 20 % des droits d’auteur à payer.

Le montant des droits d’auteur dus est :

• forfaitaire si le budget des dépenses est inférieur ou égal à 5 000 € et si le prix d’entrée (ou de la consommation la plus vendue) est inférieur ou égal à 20 €,
• proportionnel aux recettes réalisées (ou aux dépenses engagées pour les séances sans recettes) si le budget des dépenses est supérieur à 5 000 € et/ou si le prix d’entrée est supérieur à 20 €.

L'utilisation au cours du spectacle d’œuvres enregistrées nécessite l'autorisation des producteurs de ces enregistrements et le paiement de redevances spécifiques au titre des " droits voisins ".

D’autre part un forfait réduit s’applique aux associations adhérentes à une fédération signataire d'un protocole avec la Sacem et aux associations agréées " Éducation Populaire " : Sénat - Question écrite n° 00657.

En savoir plus : Site de la Sacem

Un billet doit être remis pour chaque entrée payante. Les billets doivent être numérotés de façon ininterrompue et tirés d’un carnet à souche dans leur ordre numérique ou d’un distributeur automatique ou, à défaut, chaque entrée doit être enregistrée dans un système informatisé (article 50 sexies B à I de l'annexe V du Code général des impôts).

Les billets doivent ensuite être contrôlés manuellement ou automatiquement avant l’accès au lieu de spectacle.

Chaque partie du billet (y compris la souche) doit porter de façon apparente ou sous forme d'informations codées :

• le nom de l'exploitant,
• le numéro d'ordre du billet,
• la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit,
• le prix global payé par le spectateur ou s'il y a lieu la mention de gratuité,

Les recettes réalisées par une association à l’occasion d’une manifestation, tel qu’un concert, sont, en principe, soumises aux impôts commerciaux (TVA, IS et Contribution économique territoriale).

Cependant, lorsque ces recettes s’inscrivent dans le cadre de manifestations exceptionnelles, elles peuvent bénéficier d’une exonération de tout impôt ou taxe.

Ainsi, les organismes sans but lucratif exonérés de TVA en vertu de l’article 261 (7, 1°) du Code général des impôts bénéficient d’une exonération d’impôts commerciaux sur les recettes réalisées à l’occasion d’un maximum de six manifestations exceptionnelles par année civile, sous réserve d’établir une comptabilité spécifique par manifestation.

En dehors de ce cas, ou au-delà de six manifestations par an, l’association sera soumise à la TVA et à l’impôt sur les sociétés.

La sécurité des personnes et des biens est un enjeu majeur dans l’organisation d’un événement. C’est pourquoi il est primordial d’anticiper les risques au maximum pour mieux les éviter. Pour cela il convient de relever pour chaque lieu, les risques potentiels encourus par chaque type d’utilisateurs et chaque bien sous forme d’un relevé le plus complet possible qui entrera dans un dossier de prévention des risques, en appui des demandes d’autorisation.

Les matériels ou installations aux endroits de passage du public ou devant les sorties de secours sont à proscrire. L’organisateur doit également être en mesure de produire les attestations de classement " non-feu " de tous décors, tissus et accessoires (classements M0 ou M1), de vérification des extincteurs, des installations électriques, de l’éclairage de sécurité (ambiance et évacuation) et de l’alarme. Une salle de spectacle doit répondre aux normes de sécurité des établissements recevant du public (art. R123-2 à R123-17 du Code de la construction et de l’habitation). Si la salle n’est pas prévue pour le spectacle, l’avis de la commission de sécurité doit être demandé.