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Les logiciels libres en comptabilité

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Les logiciels libres en comptabilité

Une association peut tout à fait installer un logiciel libre pour tenir sa comptabilité. Elle devra cependant évaluer ses besoins et vérifier qu'elle dispose des compétences en interne pour la mise à jour et le suivi des données.

Qu'est-ce qu'un logiciel libre ?

Par définition, le logiciel libre est un logiciel livré avec des codes sources (le programme qui lui permet de fonctionner). Son contraire est le logiciel propriétaire où l'utilisateur n’a pas accès aux codes informatiques, ne peut pas le modifier et paie une licence pour son utilisation. Le logiciel libre respecte les libertés de ses utilisateurs et repose, selon son initiateur Richard Stallman, sur quatre principes fondamentaux : utilisation, étude, modification et duplication en vue de sa diffusion. Ces libertés illustrent le partage du savoir, la réduction du coût d'accès à l'informatique et l'adaptation des logiciels à vos besoins en toute indépendance.

Un Guide des logiciels libres

Le guide « Libre association » sur les logiciels libres réalisé par April donne accès à une sélection de logiciels grand public, choisis pour leurs qualités et organisés par domaine d'application (multimédia, bureautique, gestion, éducation, internet). Pour chaque solution décrite, la difficulté d’installation ou d’apprentissage est évaluée. Pour information, vous pouvez parcourir le site Framasoft qui recense plus de 1580 logiciels libres pour tous les usages.

Comment choisir son logiciel libre ?

La comptabilité est une obligation pour une grande partie des associations. Il existe désormais différentes solutions libres qui, sous réserve d'un temps d'approche plus ou moins important en fonction des connaissances informatiques et comptables de l'utilisateur, peuvent répondre aux besoins comptables des associations.

Adapté à la gestion d'une petite association sans salarié

  • LibreOffice Calc 
  • Un bon tableur bien maîtrisé tel que LibreOffice Calc reste un très bon outil pour tenir la comptabilité d'une petite structure (sans salarié).
  • Grisbi
  • Le logiciel libre Grisbi vous permettra de faire une comptabilité dite « de caisse ». Respectant les règles de la comptabilité française, il gère les tiers, les catégories de recettes et de dépenses, les imputations budgétaires et les exercices. 
  • Garradin
  • Logiciel libre, disponible sous licence AGPL v3, Garradin est un logiciel de gestion pour les petites et moyennes associations.

Pour les moyennes associations, de 1 à 20 salariés

  • Noalyss
Anciennement PhpCompta, Noalyss est un progiciel de gestion intégrée (PGI) qui permet l'accès aux comptes de l'association à plusieurs personnes, via une solution hébergée sur un serveur. Il permet de traiter la comptabilité, d'effectuer le suivi des clients, des fournisseurs, des administrations (fiscale notamment), des administrateurs, des contacts et des banques. Il se pilote grâce à un navigateur (de préférence Firefox) et devra être installé sur un serveur - ce qui demandera des compétences en administration de systèmes. Attention, appréhender l'interface demandera du temps, même à un comptable expérimenté.
  • Dolibarr
Le progiciel de gestion intégré modulaire, Dolibarr s'installe sur un serveur web (pour un accès à distance par l'intermédiaire d'un navigateur) et propose par défaut un nombre restreint de modules (d'autres pourront être activés en fonction de vos besoins). Il répond à la gestion de la trésorerie et des finances. Les modules « Adhérents, Factures clients et Tiers » étant activés, il offre la possibilité de suivre les facturations des tiers (achats fournisseurs ou ventes de l'association) et les cotisations des adhérents (qui peuvent être automatiquement converties en facture) ainsi que leur paiement.

Notre point de vue d'assureur

Du point de vue de la responsabilité des dirigeants, la tenue d'une comptabilité conforme au plan comptable associatif est indispensable dès que l'association manipule des sommes significatives. Une comptabilité bien tenue servira d'élément de preuve de la prudence de gestion dont doivent faire preuve les dirigeants de l'association en toute occasion. Pour autant, elle n'exonère pas de leur responsabilité les dirigeants ou mandataires sociaux en cas de fautes ou d'erreur de gestion. Il convient donc de vérifier auprès de son assureur que ce risque est garanti.

Solution MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations MAIF inclut la garantie responsabilité civile des dirigeants et mandataires sociaux.