Guides pratiques associations
Gérer son association : tenir sa comptabilité
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Si la loi 1901 ne comporte aucune obligation de tenue comptable pour les associations, il est indispensable, d'abord à l'égard des membres mais également à l'égard des tiers (financeurs, organismes fiscaux et sociaux, banque...) de pouvoir rendre des comptes.

Avant même de savoir si une comptabilité est obligatoire ou non, une organisation simple mais rigoureuse des documents est indispensable. Si une comptabilité est obligatoire, il est nécessaire d'en comprendre les principes, quelle que soit la solution adoptée, car avant d'être une obligation, la comptabilité est surtout l'indispensable outil de gestion de l'association.

De l'ordre avant toute chose

Le préalable à toute comptabilité, c'est la possibilité de pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre. On appelle pièce ou document comptable tout ce qui permet de justifier et d'authentifier un mouvement financier : factures, quittances, tickets de caisse, reçus, notes de frais, relevés, bordereaux de remise, talons de chéquiers...
Les pièces comptables arrivent dans le désordre. Vouloir les classer dans l'ordre chronologique nécessiterait un reclassement permanent pour intercaler les documents ce qui serait source d'oublis et d'erreurs.
La meilleure solution est donc de mentionner sur tout document comptable, dès son arrivée ou dès sa création et quelle que soit la pièce, un numéro d'ordre (1, puis 2, puis 3...).

Les documents sont ensuite rangés dans les classeurs, le plus souvent au nombre de quatre :
  • un pour les cotisations, les dons et les subventions immatriculé A (doubles des reçus, carnet à souches, lettres d'engagement, bordereau de versement...) ;
  • un pour les recettes d'activités immatriculé B (factures clients, relevé de billetterie...) ;
  • un pour les dépenses immatriculé C (factures fournisseurs, quittances de loyer...) ;
  • un pour la banque immatriculé D (talons de chéquiers, relevés de banque... ).

Le document sera alors repéré par la lettre du classeur dans lequel il est rangé et son numéro d'ordre (A11, C14, D34...).
Le bon sens doit prévaloir et si votre association ne donne lieu qu'à quelques rares mouvements financiers, un seul classeur regroupant toutes les pièces bien rangées suffira.
Le numéro d'une pièce devra être reporté sur tout autre document correspondant. Par exemple, le numéro d'ordre d'une facture d'un fournisseur devra être reporté sur le talon du chèque réglant cette facture, même si vous mentionnez également d'autres éléments de repérage.

(1) Doubles des reçus, carnet à souches, lettres d'engagement, bordereau de versement...
(2) Factures clients, relevé de billetterie...
(3) Factures fournisseurs, quittances de loyer...
(4) Talons de chéquiers, relevés de banque...

Comptabilité, pourquoi, comment?

La comptabilité a pour objectif essentiel d'établir chaque année deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat. Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de l'association à un instant donné. Il enregistre ainsi tout ce que l'association possède (matériels, stocks...), tout ce que les clients lui doivent, tout ce qu'elle doit aux fournisseurs et bien sûr le contenu du compte en banque. Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année où l'on trouve cumulés les " charges " et les " produits "(1). Le " résultat " est constitué par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année.
La base de la comptabilité consiste à enregistrer correctement les sommes qui circulent dans l'association. Ainsi, lorsque vous faites un chèque pour payer un achat, l'opération sera inscrite dans le compte-banque pour enregistrer la sortie bancaire et dans le compte-fournisseurs pour enregistrer le paiement du fournisseur.
La méthode comptable repose sur l'enregistrement et le classement des opérations faites par votre association. Des catégories générales ont été créées pour être utilisées et compréhensibles par tous qu'on appelle des comptes(2). Tous ces comptes portent des numéros qui facilitent leur organisation, leur regroupement et leur classement hiérarchique. La liste organisée et hiérarchisée de tous les comptes constitue le plan comptable. Les associations utilisent les comptes du plan comptable général associatif (PCGA) spécifiquement adapté(3).

(1) Notions différentes de celles de "clients" et de "fournisseurs" qui n'enregistrent que ce qu'il reste à recevoir ou à régler et figurent au bilan.
(2) Ainsi, il existe le compte-clients, le compte-fournisseurs, le compte-banque" ou le compte-salaires...
(3) Le PCGA a été créé sur la base du plan comptable général par le Comité de la réglementation comptable et homologué par arrêté du 8 avril 1999 (JO du 4 mai 1999).

Obligations comptables des associations

Les associations bénéficiant de financements publics

Plusieurs types d'obligations existent en fonction de seuils. Quel que soit le montant de la subvention, la collectivité publique est en droit de demander des comptes sur son utilisation, ce qui n'implique pas l'obligation d'une comptabilité conforme au PCGA. En revanche, toute subvention d'un montant supérieur à 23 000 euros donne lieu à la signature d'une convention, la production de comptes conformes au PCGA étant prévue par l'article 5 de la convention type(1) et à la production de comptes conformes au PCGA(1).
Dans les communes de plus de 3 500 habitants, toute association financée à plus de 50 % par la commune ou percevant une subvention supérieure à 75 000 euros doit fournir un bilan conforme au PCGA et certifié à la municipalité. Les associations qui perçoivent des aides publiques dont le montant cumulé est supérieur à 153 000 euros doivent tenir une comptabilité conforme au PCGA et nommer un commissaire aux comptes(2).

(1) circulaire du 1er ministre du 16 janvier 2007.
(2) code du commerce L612-4 et décret 2006-335.

Les associations exerçant une activité économique

Dès que l'activité économique de l'association a une certaine continuité et qu'elle peut donner lieu à une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire la tenue d'une comptabilité conforme au PCGA devient de fait indispensable(1). Par ailleurs, les associations ayant une activité économique et ayant atteint deux des 3 seuils suivants ont obligation de tenir des comptes conformes au PCGA et de nommer un commissaire aux comptes(2) :

  • un effectif d'au moins 50 salariés,
  • 3,1 millions d'euros hors taxes de chiffre d'affaires et de ressources,
  • 1,55 millions d'euros pour le total du bilan.

(1) loi n° 85-98 du 25 janvier 1985.
(2) article L612-1 du Code de commerce.

Faire soi-même ou sous-traiter

Avant toute décision, il revient au trésorier de l'association de faire l'état des lieux et de prendre contact avec un spécialiste pour trouver la solution la plus adéquate. Vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même et ne demander qu'une validation annuelle à un expert ; dans ce cas, assurez-vous qu'une personne de l'association a les compétences minimales et le temps d'assurer la saisie comptable courante. Bien entendu, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est recommandée dès que vos opérations se complexifient.

Vous pouvez également sous-traiter l'intégralité de vos opérations comptables. Mais attention, ne sous-traitez pas pour vous débarrasser, sous prétexte que c'est compliqué et que vous n'y comprenez rien. Il est indispensable que l'association acquière le minimum de compétences nécessaires pour rester maître du suivi de sa gestion.

Externaliser, ce n'est pas simplement faire passer les écritures et remplir les déclarations par quelqu'un d'autre. C'est aussi bénéficier d'un conseil compétent sur la tenue comptable et surtout sur la gestion financière de votre association. La simple explication de la bonne affectation comptable de certains de vos financements ou de vos charges peut considérablement faire évoluer votre vision de la gestion de l'association.

En dehors de l'association elle-même, seul un expert comptable peut tenir votre comptabilité, c'est-à-dire en être responsable. En revanche, vous pouvez tout à fait sous-traiter l'établissement des fiches de paie ainsi que les déclarations sociales. Beaucoup de structures d'aide à la vie associative proposent ces prestations à des prix adaptés aux finances des associations.

Notre point de vue d'assureur

Du point de vue de la responsabilité des dirigeants, la tenue d'une comptabilité conforme au plan comptable associatif est indispensable dès que l'association manipule des sommes significatives. Une comptabilité bien tenue servira d'élément de preuve de la prudence de gestion dont doivent faire preuve les dirigeants de l'association en toute occasion. Pour autant, elle n'exonère pas de leur responsabilité les dirigeants ou mandataires sociaux en cas de fautes ou d'erreur de gestion.
Il convient donc de vérifier auprès de son assureur que ce risque est garanti.

Solution MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations MAIF inclut la garantie responsabilité civile des dirigeants et mandataires sociaux.