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Organiser une assemblée générale ordinaire
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Organiser une assemblée générale ordinaire

Au-delà des obligations statutaires, elle mérite une attention toute particulière. N'est-ce pas là que se joue la dimension démocratique et collective du projet associatif ?

Que disent vos statuts ?

La loi de 1901 qui régit les associations ne précise rien en ce qui concerne le fonctionnement concret de l'association. C'est aux contractants de définir dans les statuts qu'ils rédigent le rôle précis et les modalités de réunion de l'assemblée générale. Il faut donc se reporter à eux pour respecter les règles que l'on s'est initialement données. Le règlement intérieur peut également apporter des indications précieuses pour l'organisation de l'assemblée générale.

Dans la pratique, l'assemblée générale ordinaire est annuelle, mais rien n'empêche qu'elle se réunisse plus souvent. Elle est constituée de tous les membres de l'association à jour de leurs obligations vis-à-vis d'elle (le plus souvent le paiement annuel d'une cotisation). En général, chaque membre y prend part en disposant, chacun, d'une voix égale : s'applique ainsi le principe démocratique qui est conforme à l'esprit associatif. Cependant, les statuts peuvent très bien prévoir une participation plus restreinte de certains membres, cette restriction devant être précisément explicite dans les statuts.

Tout cela pour dire que les statuts ne sont pas une " simple formalité " pour l'association. C'est là que s'affirment des principes et des valeurs qui transparaissent dans les règles que l'on se donne pour définir le projet associatif, le mener à bien, désigner les personnes qui en assureront la bonne marche... C'est aussi l'outil indispensable pour éviter toute discussion sur la régularité des décisions, à condition, bien entendu, que le texte des statuts soit rigoureusement appliqué. " Dîs moi quels sont tes statuts et je te dirai qui tu es ! "

AG et légitimité

L'assemblée générale est, classiquement, l'organe souverain de l'association. C'est d'elle que partent les orientations générales données au projet associatif, c'est elle qui valide les priorités d'action pour l'année à venir et qui élit les dirigeants de l'association.

AG et démocratie

L'assemblée générale est aussi l'instant démocratique par excellence. Réunis en assemblée, les membres se retrouvent maîtres des délibérations à prendre. Pour que cela se passe le mieux possible, il est nécessaire de bien préparer l'AG et de l'animer de façon à ce que chacun comprenne bien de quoi l'on parle, l'enjeu des décisions à prendre et puisse intervenir au mieux dans les débats. Il s'agit de pouvoir voter et décider en connaissance de cause. Pour cela il est important de soigner les outils qui serviront avant, pendant et après l'AG et dont nous citerons ici les principaux.

La convocation :

Si vous voulez que le maximum d'adhérents soit présent, prévoyez un délai de convocation assez long. Une quinzaine de jours paraît un minimum, mais lorsque l'association est nationale et regroupe beaucoup de membres, il est bon que la date soit connue de tous plusieurs mois à l'avance. On peut aussi établir une certaine régularité qui habitue les adhérents à se réserver le " second week-end de tel mois " pour l'AG de l'association.
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ATTENTION

Si l'association est dotée d'un commissaire aux comptes, celui-ci doit être convoqué.

La convocation peut être collective (par voie d'affiche ou de presse) mais une convocation individuelle et nominative est plus sûre de toucher son but. D'une manière générale, les règles de convocation sont définies dans les statuts et/ou le règlement intérieur(1).

Il est conseillé de joindre à la convocation le maximum de documents qui permettront que l'AG ait lieu dans les meilleures conditions. L'établissement d'un ordre du jour détaillé est également indispensable pour que chaque membre sache clairement les sujets qui vont être abordés et puisse s'y préparer. Il est possible de prévoir une ligne " Questions diverses ". Mais ce ne doit pas être l'occasion de traiter une question oubliée dans la phase de préparation. Ce point ne peut concerner que des informations ou sujets de faible impact sur le fonctionnement de l'association.

Une bonne information préalable :

Pas de décision sereine et raisonnée sans une bonne information. Il est donc primordial que les documents préparatoires accessibles aux membres ou envoyés avant l'AG ou encore communiqués au cours de l'assemblée soient le plus clairs et pédagogiques possibles. Cela est d'autant plus vrai pour les informations un peu compliquées en face desquelles certains peuvent se sentir dépassés : c'est le cas de la comptabilité, du budget ou de certains éléments juridiques.

Pensez à établir des tableaux clairs et lisibles. Pourquoi ne pas présenter à côté des budgets ou des comptes de résultat, un ou deux tableaux moins touffus, plus synthétiques, qui permettront à ceux qui s'embrouillent dans le plan comptable de comprendre néanmoins la situation financière de l'association ? Des présentations sous forme de graphiques ou de camemberts permettent d'éclairer des lignes de chiffres que beaucoup d'adhérents ne feront que survoler en se disant : " c'est trop compliqué, ce n'est pas pour moi ! ".

Faciliter la prise de parole :

Evitez les AG où quelques dirigeants s'éternisent sur des rapports ou des explications sans laisser aux adhérents la possibilité d'intervenir ou de réagir.

Structurez le temps de l'AG de manière à réserver un temps à la présentation rapide de chaque point, puis aux demandes d'éclaircissements ou de précisions (de façon à ce que chacun puisse bien comprendre de quoi il s'agit) pour passer ensuite au temps du débat où chacun maîtrisera à peu près le sujet. Il peut être judicieux, sous réserve de ne pas contrevenir aux statuts, de désigner un animateur de séance qui ne soit ni le président, le trésorier, le secrétaire ou le porte-parole habituel de l'association. Il s'attachera régulièrement à vérifier que tout le monde suit bien et qu'il ne reste pas de points obscurs.

En établissant un ordre du jour relié à un découpage horaire, on évitera de passer trop de temps sur un sujet qui ne le mérite pas, pour devoir ensuite bâcler une question importante faute de temps.

Un paper-board est également un bon outil pour expliquer avec un dessin, quelques chiffres ou un petit plan tel ou tel point qu'un long discours ne suffirait pas à rendre clair.

Votes et élections :

Il est bon, avant l'AG, de savoir si des dirigeants comptent ou non se représenter à leurs postes de façon à anticiper leur renouvellement. Rien de plus désagréable et inefficace que de faire la pêche aux candidats dans l'urgence ! Il peut être intelligent de solliciter des personnes à l'avance de façon à ce qu'elles aient le temps de réfléchir à tête reposée. En indiquant dans la convocation les postes à pourvoir et les départs assurés de certains des dirigeants, on laisse à chacun la possibilité de se porter candidat sans prendre les gens par surprise. Parfois, les statuts prévoient des procédures de candidature qu'il est alors primordial de respecter à la lettre.

Au cours de l'assemblée générale, les votes ont souvent lieu à main levée. Néanmoins, il est parfois bon de prévoir des votes à bulletin secret, notamment pour les élections des dirigeants. A défaut de mention dans les statuts, si certains adhérents le réclament, il convient de faire décider l'assemblée générale et, le cas échéant, être matériellement prêt à l'organiser. Il faudra donc prévoir papiers, stylos, urne, liste des adhérents à jour de leur cotisation pour que cela soit facilement mis en place.

Compte-rendu ou procès-verbal et rapports :

Pour les absents, mais aussi pour les présents, un compte-rendu d'AG ou procès-verbal est indispensable. Il permet de mettre noir sur blanc ce qui a été décidé et approuvé. Il peut aussi résumer des débats non clos et servira pour l'avenir le cas échéant, de preuve et, en tous les cas, de mémoire de l'association.
On peut y annexer les différents rapports qui ont été présentés et approuvés lors de l'AG(2).

(1) La convocation doit indiquer le lieu, l'heure et l'ordre du jour de l'AG.
On peut y joindre des éléments préparatoires, les rapports financiers et d'activité par exemple. Si le lieu n'est pas connu de tous un petit plan d'accès peut être utile.
Pour ceux qui ne peuvent pas participer à la réunion, prévoir un pouvoir qui peut être renvoyé avant l'AG. Vérifier les dispositions des statuts et notamment si les statuts ne limitent pas le nombre de pouvoir par adhérent présent. Souvent les adhérents renvoient un pouvoir en blanc qui devra être traité selon les dispositions des statuts. Pour éviter toute difficulté, il peut être indiqué que le pouvoir en blanc est considéré comme votant dans le sens préconisé par les instances dirigeantes de l'association et approuvant donc les rapports. Si le pouvoir est nominatif, il sera remis à la personne nommée en début d'AG ou annoncé avant la procédure de vote.

(2) En général on présente en AGO trois types de rapport. Le rapport financier, présenté par le trésorier, donne l'état des comptes et des richesses de l'association. Le rapport d'activité souvent présenté par le secrétaire ou parfois par un permanent salarié retrace les activités de l'association au cours de l'année écoulée. Le rapport moral enfin, traditionnellement attribué au président, est parfois plus problématique à définir. Schématiquement, il doit refléter l'état de l'association au moment de l'AG. Il peut faire le point sur son efficacité, sur son utilité, son passé et son avenir, sur sa raison d'être, se féliciter de son dynamisme ou s'inquiéter de sa léthargie. Il donne la température, le pouls de l'association. Bref c'est selon : un avis météo, un satisfecit ou un coup de fouet. Il est bon qu'il serve à repréciser ce qui rassemble les gens et à réaffirmer le sens du projet collectif.

AG et convivialité

L'assemblée générale ne doit pas devenir une corvée. C'est une réunion importante et sérieuse, mais c'est aussi souvent l'occasion de revoir des adhérents moins actifs, d'échanger des nouvelles, de partager des souvenirs ou d'accueillir de nouvelles personnes. Un peu de convivialité ne fait pas de mal, au contraire !

Prévoir quelques bouteilles et des gâteaux en fin de réunion, coupler l'AG avec un repas, profiter d'elle pour organiser une projection débat, ou finir en détente par une balade ou une soirée dansante, tout ce qui peut resserrer les liens entre les adhérents est positif.

Notre point de vue d'assureur

L'association étant assurée pour ses activités, l'organisation d'une AG ne nécessite pas de précautions supplémentaires. Il peut cependant être utile de contacter son assureur si l'organisation de l'AG nécessite un déplacement particulier, a lieu dans un local non assuré par l'association ou fait appel à des intervenants extérieurs.
Une petite vérification ne fait pas de mal et évitera les mauvaises surprises.

Solution MAIF

Le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations garantit l'ensemble des risques liés à ce moment fort de la vie associative qu'est l'assemblée générale ainsi que les moment de convivialité qui s'y rattachent.