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Les archives de l'association
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Les archives de l'association

MAJ mars 2020

L'archivage répond à une nécessité, voire même à des obligations légales ou historiques. Etes-vous au clair sur ce point ? Les archives de l'association ne font pas toujours l'objet d'une grande attention de la part des membres ou des dirigeants. Combien de fois n'a-t-on pas vu un membre zélé se débarrasser de documents qu'il aurait mieux fallu conserver ?

Les questions à se poser

Les documents produits au cours de la vie de l'association présentent différents intérêts :

  • Intérêt de preuve dans les rapports de l'association avec des tiers (services fiscaux, administrations, personnel de la structure...),
  • En interne, comme éléments de référence,
  • Intérêt patrimonial et/ou historique.

Avant de jeter un document, posez-vous ces questions :

  • Est-il d’archivage obligatoire ? Jusqu’à quand ?
  • Présente-t-il un intérêt ? Puis-je m’en débarrasser sans regret ?

L'archiviste a pour fonction de veiller à ce que les documents soient bien classés et conservés après leur production ou utilisation. Souvent confié au trésorier, ce rôle peut être délégué à un administrateur spécifique.

L’archiviste aura aussi le souci de collecter des documents qui concernent l'association mais n'émanent pas forcément d'elle, comme des coupures de presse ou des comptes-rendus dans lesquels l'association est citée. Ce fonds constituera peu à peu la " mémoire " de l'association.

Les documents à conserver

Mémoire de l'association et source d'histoire

En dehors des aspects légaux et administratifs, les archives représentent la mémoire de l’association. À ce titre, elles méritent conservation.
Cas typique : une association fête un anniversaire important (20, 30 ou 50 ans) et publie une brochure ou un livre qui retrace son histoire. Comment ferez-vous si tout a été jeté ?
Outre son intérêt historique général, l’archive joue un rôle important dans la constitution et la transmission d'une identité collective.

L'intérêt des archives peut aussi dépasser le strict cadre de votre structure et détenir une valeur intrinsèque, pour la commune, la région ou le pays tout entier.
Les archives associatives peuvent même devenir des matériaux pour les historiens. Il est important, surtout pour une association qui a pu jouer un rôle social ou politique, de donner la possibilité de les consulter.
Pour ce faire, vous pouvez déposer vos archives (les plus anciennes, les plus significatives, toutes si l'association a cessé d'exister...) auprès des services idoines de votre commune ou de votre département.
Vous pouvez en faire don ou seulement les mettre en dépôt (vous gardez alors la propriété des documents ainsi mis à la disposition du public ou des chercheurs).
Les archives de France proposent d’ailleurs un modèle de formulaire pour ces différentes formules. Des structures œuvrent même dans ce domaine pour inciter les associations à valoriser leur patrimoine archivistique.
C'est le cas de l'Association des déposants aux Archives de la jeunesse et de l’éducation populaire (ADAJEP).

Notre point de vue d'assureur

Nous insisterons sur l'importance pour chaque association de bien respecter les délais légaux de conservation de leurs documents. Il est même conseillé d'être plus large dans les délais, en particulier pour tout ce qui a trait à la gestion du personnel.