Guides pratiques collectivités territoriales
Apprendre à bien communiquer
MAJ septembre 2023
Faire connaître sa structure et ses activités auprès du grand public et des partenaires institutionnels ou financiers : les responsables ont généralement bien conscience de la nécessité de communiquer, sans toujours savoir s'organiser. Les outils sont nombreux et tout est envisageable : un journal, un site, une newsletter, de l'affichage... Une bonne communication externe est avant tout affaire de contenu (précis) et de diffusion (ciblée).
Quel message ?
Avant de se faire connaître, il s'agit de bien se connaître soi-même. Si un enfant de 7 ans se demandait " C'est quoi cet organisme ? Qu'est-ce qu'il fait ? ", pourrait-on lui répondre simplement et clairement ? La première étape d'une communication efficace est donc la définition formelle du projet constitutif. Quels sont les objectifs, idées et faits à mettre en valeur ? S’agit-il de solidarité, de convivialité, d’utilité ? Faut-il vanter la qualité ou l'originalité d’un service ? Le projet et les objectifs pourront ensuite être intégrés dans les messages de communication. Les différents supports (plaquettes, affiches…) doivent faire ressortir ce projet, à travers un slogan pertinent ou l’insertion de quelques lignes le décrivant succinctement.
Pour une communication plus événementielle, à penser au cas par cas en fonction des manifestations, les slogans et projets apparaîtront, mais le message essentiel sera cette fois centré sur l'événement : dans vos affiches, tracts, encarts et communiqués de presse, vous répondrez aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Comment ? Combien ?
En y ajoutant peut-être une petite illustration ou une mise en page attractive.
Quels partenaires ?
Au niveau local, deux partenaires sont incontournables pour la communication : la municipalité et la presse locale.
La municipalité
La mairie peut être un excellent relais de la communication pour les structures implantées sur son territoire, à condition de bien connaître ses outils – toutes les communes n'ont pas les mêmes –, mais aussi ses contraintes. Si chaque commune doit prévoir des lieux d’affichage, certaines disposent également d’un journal municipal, de systèmes d’accrochage de calicots et peut-être même de panneaux d’affichage électroniques ou d’un site Internet avec une page sur la vie économique de la commune et/ou un portail consacré aux associations. Dans certaines villes, des espaces d’affichages très importants sont dédiés aux événements locaux avec possibilité de réserver les panneaux du mobilier urbain selon les disponibilités du planning. La plupart éditent un annuaire ou un agenda des manifestations.
Pour les associations, certaines municipalités disposent d’un service de reprographie réservé moyennant un forfait ou organisent des forums associatifs qui permettent un contact direct et convivial avec les habitants de la commune.
Si le choix est souvent large, les mairies sont extrêmement sollicitées. Il faut vous renseigner sur les délais de bouclage du bulletin municipal, qui marque la date butoir d’envoi d'une annonce pour parution dans le prochain numéro.
Souvent, il faudra vous y prendre deux ou trois mois à l’avance. De même pour solliciter l’accrochage d’un calicot à un carrefour fréquenté de la ville ou la diffusion d’une annonce sur les panneaux électroniques, il faudra prendre rang suffisamment en amont. Seules les publications sur Internet permettent une certaine souplesse, mais tous ne sont pas mis à jour quotidiennement.
Presse locale
La presse de proximité reste également un support privilégié de l'information. Mais, là encore, il y a des contraintes en termes de temps, de forme, de place. Le message doit être concis et clair. Il n'est pas inutile, les journalistes étant souvent très occupés et recevant énormément d’informations, de proposer, à côté du communiqué, des sources d’information complémentaires sur le sujet abordé et les coordonnées de personnes à interviewer.
Par ailleurs, pour un maximum d’efficacité, il faut repérer les bons interlocuteurs, savoir quand s'adresser à eux (les délais de bouclage d’un quotidien diffèrent de ceux d'un hebdomadaire ou d'un mensuel) et sous quelle forme (média généraliste, spécialisé, militant ?). Et pour créer des relations durables, les responsables n'omettront pas d'inviter personnellement ces correspondants aux manifestations.
Quel support ?
Les supports pourront varier selon les objectifs de la communication. Pour le projet, les plaquettes, affiches, site Internet ou blog, newsletter et journal sont sans doute le plus indiqué. Pour les manifestations, les communiqués, le bon vieux tractage bien ciblé et les affiches n'ont pas pris une ride et restent d'excellents supports tout comme le flyer ou l’affichette déposée chez les commerçants de proximité. Un numéro exceptionnel de la newsletter sera un plus, de même que les divers outils qu'offre Internet (Twitter, Facebook, diffusion large de communiqués). Et pour les partenaires, un bilan d'activité avec une mise en page attractive inspirera confiance et sera un gage de sérieux.
Notre point de vue d'assureur
Destinée au public, la communication peut faire prendre des risques à la structure. Pour n’en citer que quelques-uns :
Et il ne suffit pas de rédiger un texte au conditionnel pour se prémunir de tout risque (1)… Chaque cas de diffamation est en effet particulier et toute appréciation doit se fonder sur une connaissance de la matière et des multiples jurisprudences afférentes. En tout état de cause, l’analyse souveraine d’une situation appartient aux juges. Sans se bâillonner, mieux vaut donc faire attention à ce qu’on dit ou écrit.
- d’une manière générale, l’affichage est interdit sur les immeubles classés, les monuments historiques, les monuments naturels et les sites classés, dans les parcs nationaux et les réserves naturelles et sur les arbres (article L. 581-4 du code de l’environnement)
- En dehors des lieux qualifiés d'agglomération par les règlements relatifs à la circulation routière, toute publicité est interdite (article L581-7 du Code de l’environnement).
- Est puni d'une amende de 7 500 euros le fait d'apposer, de faire apposer ou de maintenir après mise en demeure une publicité, une enseigne ou une préenseigne (article L. 581-34 du Code de l’environnement).
- Il est obligatoire, sous peine de sanction pénale, de mentionner sur tous les documents publicitaires le nom et l'adresse ou la dénomination ou la raison sociale de la personne physique ou morale qui appose ou fait apposer la publicité (Code de l’environnement, articles L 581-5 et L581-35).
Et il ne suffit pas de rédiger un texte au conditionnel pour se prémunir de tout risque (1)… Chaque cas de diffamation est en effet particulier et toute appréciation doit se fonder sur une connaissance de la matière et des multiples jurisprudences afférentes. En tout état de cause, l’analyse souveraine d’une situation appartient aux juges. Sans se bâillonner, mieux vaut donc faire attention à ce qu’on dit ou écrit.
(1) Loi du 29 juillet 1881, art. 29, alinéa 1 : " La publication directe ou par voie de reproduction de cette allégation ou de cette imputation est punissable, même si elle est faite sous forme dubitative ou si elle vise une personne ou un corps non expressément nommés, mais dont l’identification est rendue possible par les termes des discours, cris, menaces, écrits ou imprimés, placards ou affiches incriminés ".