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Établir le bulletin de paie
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Établir le bulletin de paie

Toute structure employant des salariés est soumise au Code du travail quelque soit le statut juridique (article L3243-1 du Code du travail). Le montant du salaire dépend de la convention collective. Quant aux cotisations, elle sont calculées selon un barème régulièrement réévalué. Aujourd'hui, les cotisations de sécurité sociale et d'allocation chômage sont toutes perçues par l'Urssaf. Les associations peuvent utiliser le dispositif chèque-emploi associatif qui se présente sous forme de chéquier servant à régler les salaires et de volets sociaux pour les déclarations sociales.

Établir un bulletin de paie et le délivrer au salarié est obligatoire, quels que soient le montant et la durée du travail. Et ce, chaque fois que le salaire est versé (tous les mois en général). L’informatique offre la possibilité d’imprimer facilement des bulletins de salaire propres et conformes. Il n’y a pas de formulaires obligatoires, à se procurer auprès d’une administration ou dans une papeterie. En revanche, des mentions obligatoires doivent y figurer (article R3243-1 du Code du travail).

État civil " de l’association (numéro de Sécurité sociale, numéro SIREN, code APE/NAF)

Suite à la première déclaration unique d’embauche envoyée à l’Urssaf, cette dernière communique à tous les organismes les éléments nécessaires concernant la structure. L’Urssaf attribue et communique à l’organisme demandeur son immatriculation à la Sécurité sociale sous la forme d’un numéro d’Urssaf. De même, à moins qu'il ne soit déjà identifié, l’Insee lui communique son numéro SIREN (numéro d’identification de l’entreprise, sans signification particulière) et son code APE/NAF (activité principale exercée/nomenclature d’activité française) qui doit correspondre à l’activité principale. Ce dernier code est un élément utilisé pour déterminer le champ d’application d’un texte réglementaire, d’une convention collective ou d’un contrat ; mais il ne constitue qu’un élément d’appréciation sans véritable valeur légale.

Il convient de mentionner à quels organismes ont été versées les cotisations sociales retenues sur le salaire ainsi que le lieu du versement. Ces informations seront utiles au salarié, au moment de la retraite ou en cas de contestation.

" État civil " du salarié

Outre le nom, prénom, adresse et numéro de Sécurité sociale du salarié, il convient de mentionner l’appellation courante de l’emploi occupé (qui peut être propre à la structure mais, le cas échéant, conforme à la convention collective qui s’applique). Il faut également indiquer la convention collective dont relève l'activité, et s’il y a lieu, la qualification correspondante dont relève le salarié (vous pouvez vous renseigner auprès du syndicat d’employeurs qui vous concerne ou d’un avocat, et également auprès de la direction départementale de l’emploi, du travail et de la formation professionnelle).

Cotisations sociales : assiettes et taux

Chaque type de prestation sociale donne lieu à des cotisations calculées sur des assiettes et des taux spécifiques. Il faut indiquer les différents montants qui vont servir de base au calcul des différentes cotisations sociales. Pour un salarié à temps partiel, il faut proratiser les tranches. Les contrats aidés et certains secteurs d'activité bénéficient d'assiettes et/ou de taux de cotisations réduits qu'il faut donc substituer aux assiettes et taux de droit commun.

L'article 24 de la loi n° 2003-591 du 2 juillet 2003 a permis de réduire le nombre de lignes de calcul des cotisations salariales et patronales figurant sur le bulletin de paie. Le regroupement s’effectue sur la base des organismes collecteurs. Ainsi, les sept lignes de calcul des différentes cotisations à la Sécurité sociale (maladie, vieillesse, veuvage, aide au logement, accident du travail, allocations familiales, contribution de solidarité pour l’autonomie) peuvent être regroupées en une seule. Seule la CSG, pourtant collectée par l’Urssaf, reste mentionnée à part, étant donné son statut fiscal.

Il est donc possible d’ajouter les différents taux de cotisations par organisme et de faire figurer le total sur une seule ligne dont les libellés sont les suivants:

  • CSG non déductible + CRDS
  • CSG déductible
  • cotisations de Sécurité sociale
  • cotisations chômage
  • retraite complémentaire
  • cotisations de prévoyance

Néanmoins, les salariés payés au-dessus du plafond de la Sécurité sociale ont des taux de cotisations différents pour la part inférieure au plafond et pour la part supérieure au plafond. Il sera donc indispensable pour ces salariés de faire figurer deux lignes pour chaque organisme.

On peut délivrer des bulletins de paie n'effectuant pas ces regroupements et donnant l'intégralité du détail par assiette et par taux. La plupart des logiciels de paie éditent d'ailleurs des bulletins détaillés délivrant une information exhaustive et facilement vérifiable.

Ajouts et déductions

Avant de calculer le montant net à payer au salarié, divers éléments peuvent venir s’ajouter ou se retrancher qui ne font pas partie du salaire brut à partir duquel s’effectue le calcul des cotisations sociales. Il convient donc de les intégrer à ce niveau. Il peut s’agir par exemple de la prime de transport, exonérée de cotisations (ex : participation à la carte orange en Île-de-France), de remboursement de frais mais aussi d’un acompte sur salaire versé ou de la participation salariale à l’achat de titres-repas.

Les salaires nets

Trois mentions de salaires sont qualifiées de " nets ". Il convient de bien les distinguer :

  • le " salaire net " proprement dit est le résultat de la déduction des cotisations sociales salariales au salaire brut total
  • le " salaire net à payer " est le résultat des déductions et/ou des ajouts non soumis à cotisations sociales au " salaire net "
  • le " salaire net imposable " est le résultat de l’ajout au " salaire net " des éléments non soumis à cotisations sociales mais soumis à l’impôt sur le revenu (part non déductible de la CSG, indemnités journalières de la Sécurité sociale, etc.).

Établir un double

Il est nécessaire d’établir des doubles des bulletins de paie et de les conserver pendant 5 ans (article 3243-4 du Code du travail). Dans la pratique, conservez-les indéfiniment de façon à pouvoir répondre aux demandes des salariés souhaitant obtenir des attestations et certificats (constitution du dossier retraite...).

Notre point de vue d’assureur

Les manquements aux règles relatives au bulletin de paie constituent une contravention pénale qui ne peut donc être couverte par une assurance. En outre, les bulletins de paie sont des documents fondamentaux dans la relation avec le salarié et notamment en cas de conflit.

Solution MAIF

Un service de conseil juridique par téléphone est inclus au contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les autres structures de l’économie sociale qui assure votre association. Un spécialiste répondra à vos interrogations éventuelles concernant l’établissement du bulletin de salaire.