MAIF, Assureur Militant

Les outils d'analyse financière

Les outils d'analyse financière

Pour suivre la gestion financière de l'association, le trésorier doit disposer d'outils spécifiques. La comptabilité est retravaillée en fonction de l'indicateur recherché.

La base comptable

L'aboutissement essentiel du travail comptable est l'établissement, chaque année, de deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat. Ils vont constituer la base documentaire de l'analyse et de la gestion financière.

Le bilan

Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de la structure à un instant donné.

À l'actif figurent :

  • les immobilisations (locaux, matériels de bureau, etc.),
  • les stocks : biens produits dans le cadre de l'activité ou permettant de la financer (T-shirts, épinglettes, etc.),
  • les créances : ce que les adhérents, les uagers ou les clients doivent,
  • le solde positif du compte en banque.

Au passif figurent :

  • les capitaux permanents ou apports qui revêtent un caractère de long terme (dons, subventions ou emprunts),
  • les dettes (fournisseurs, impôts, cotisations sociales),
  • le solde négatif du compte en banque.

Le compte de résultat

Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année. Dans la colonne "charges" vont figurer :

  • les achats (marchandises, matières premières ou petit matériel),
  • les charges externes (loyer, assurance, sous-traitance, etc.),
  • les impôts,
  • les salaires et charges sociales,
  • les amortissements : part, incombant à l'année en cours, des investissements dont la charge est étalée sur plusieurs années,
  • les provisions : constituées par sécurité vis-à-vis de risques probables (impayé...).

Dans la colonne "produits" vont figurer essentiellement :

  • les ventes (de biens ou de prestations de service) réalisées dans le cadre de l'activité ou au cours de manifestations de soutien pour les associations,
  • les subventions, les aides
  • Le résultat est constitué par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année.

Les outils de l'analyse financière

Les documents bruts comptables ne font pas apparaître un grand nombre de renseignements, ni surtout d'indicateurs, nécessaires à une véritable analyse financière.

L'analyse et le retraitement du compte de résultat

On commencera par regrouper ou séparer ce qui peut avoir été séparé ou regroupé par la logique comptable. Par exemple, pour une association une subvention représentant un prix de journée peut être considérée dans l'analyse comme un produit d'exploitation (au même titre qu'une prestation de services) et non comme une subvention proprement dite.

De même, une structure dont l'activité est l'édition de livres ne peut considérer les droits d'auteurs de la même manière qu'une autre qui a versé un droit d'auteur pour l'illustration de la couverture d'une publication, même si la logique comptable lui attribue le même numéro...

Les soldes intermédiaires de gestion

On devra ensuite dégager les soldes intermédiaires permettant de rendre compte des résultats aux différents niveaux d'exploitation.
Il faut partir du total des produits, duquel on retranche le total des achats de marchandises et de matières premières pour obtenir la marge brute. Ce solde intermédiaire n'est pertinent que pour les structures dont l'activité essentielle consiste en la vente de marchandises ou de produits finis.
On retranche ensuite les charges externes pour obtenir la valeur ajoutée. Elle représente le volume d'activité proprement dite, c'est-à-dire la part financière consacrée au personnel, aux intérêts d'emprunts et à la partie annuelle des investissements.
On retranche ensuite les impôts et les charges de personnel pour obtenir l'excédent brut d'exploitation. C'est le critère de rentabilité de l'activité proprement dite en dehors des questions d'investissements, de financements et de faits exceptionnels.
On retranche ensuite les amortissements et les provisions pour obtenir le résultat d'exploitation, qui prend en compte les dépenses annuelles dues aux investissements et aux charges à prévoir.
Enfin, le résultat net s'obtient en ajoutant le résultat financier (produits financiers moins charges financières) et le résultat exceptionnel (produits exceptionnels moins charges exceptionnelles).

Selon les particularités de chaque activité, les profils des soldes intermédiaires sont différents. Telle structure peut avoir une très forte valeur ajoutée (reflet d'un important volume d'activité) et un faible excédent brut d'exploitation (dû à de trop fortes charges de personnel). Mais la difficulté peut venir d'ailleurs : si des investissements très importants sont nécessaires, le reflet de cette situation se trouvera dans le résultat d'exploitation qui prend en compte les investissements. De plus, on peut ne pas avoir de fonds propres suffisants pour financer ses investissements et devoir emprunter, ce qui entraîne des intérêts annuels importants ; on le constatera alors dans le résultat net qui prend en compte les charges financières. On comprend donc que le seul résultat net final ne peut permettre d'apprécier de manière pertinente l'activité d'un organisme.

L'analyse et le retraitement du bilan

Comme pour le compte de résultat, il peut être nécessaire d'effectuer des réaffectations et des regroupements. Surtout, pour analyser le bilan, il faut ne conserver que quelques grandes masses pertinentes. On retiendra assez généralement :

  • les besoins : immobilisations, les stocks, les créances et les disponibilités ;
  • les ressources : les capitaux propres, les emprunts, les dettes court terme.

À partir de ces grandes masses, deux notions sont définies et calculées :

  • le fonds de roulement : c'est ce qui reste après investissements, c'est-à-dire la différence entre les capitaux permanents (capitaux propres et emprunts) et les immobilisations ;
  • le besoin en fonds de roulement : il s'agit des besoins à financer autres que les investissements (achat des stocks et créances) auxquels il faut retrancher les dettes de court terme.

Les difficultés (ou les facilités) financières de la structure peuvent avoir des origines multiples. Ainsi, la difficulté peut venir d'importants investissements à réaliser, le besoin en fonds de roulement, étant négligeable.

À l'inverse, la difficulté peut provenir du besoin en fonds de roulement : on doit faire attendre ses fournisseurs, ses salariés et les organismes sociaux, alors que les recettes tardent à être versées (c'est un cas fréquent : par exemple les délais de versement des subventions pour les associations). Le besoin en fonds de roulement peut devenir considérable alors que le fonds de roulement est inexistant. Dans chacun des cas, les décisions à prendre et les négociations à mener avec la banque sont différentes.

Surveiller l'évolution de quelques ratios

Quelques ratios en nombre limité peuvent être suivis chaque année comme autant de signaux d'alerte :

  • Le ratio capitaux propres / capitaux permanents représente l'indépendance financière de la structure et sa capacité d'emprunt.
  • Le ratio du besoin en fonds de roulement (BFR), évalué en nombre de jours (BFR x 365/chiffre d'affaires annuel). Son évolution permet de se rendre compte de l'évolution du besoin de trésorerie.
  • Le ratio du délai de paiement des recettes (clients, subventions, aides...) en nombre de jours : recettes à recevoir x 365/total annuel. On doit également calculer ce même ratio pour les fournisseurs.

Notre point de vue d'assureur

Toute structure (association, entreprise...) est responsable de tous les engagements financiers pris à l'égard des tiers (salariés, fournisseurs, etc.). Pour ne pas voir leur responsabilité engagée, les dirigeants ne doivent pas avoir commis de faute de gestion. Ces fautes concernent deux domaines :

  • l'engagement de dépenses sans recettes correspondantes, et notamment la signature de chèques sans provision ;
  • l'information et la transparence financière, notamment l'information du conseil d'administration et de l'assemblée générale (quand ils existent) d'éventuelles difficultés, et surtout l'information du tribunal de grande instance d'une situation de cessation de paiement.

La prévention des risques financiers passe donc par la mise en place d'outils pour le suivi de la gestion financière et d'outils d'information et de transparence. Des contrats spécifiques existent qui peuvent couvrir les frais d'assistance judiciaire et également une garantie forfaitaire de dommages financiers consécutifs à une faute de gestion.

Solutions MAIF

Si l'association ne peut se garantir contre une mauvaise gestion financière, le contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les autres structures de l’économie sociale de la Maif prévoit en inclusion une garantie "responsabilité civile des dirigeants et mandataires sociaux qui les couvre contre les fautes et erreurs de gestion commises au préjudice de tiers.
L'association peut également garantir ses risques accidentels de perte d'exploitation par la souscription d'une garantie complémentaire.