MAIF, Assureur Militant

Le trésorier

Le trésorier

Le poste de trésorier n'est
pas obligatoire dans une association, sauf exigence d'une fédération (pour y adhérer) ou d'un ministère (pour recevoir un agrément). Dans les faits, la fonction est indispensable puisque le trésorier gère les recettes et les dépenses de l'association.

Une association se retrouve tôt ou tard avec un budget à gérer. Au-delà de la comptabilité, il s’agit d’anticiper, dans une attitude de veille et d'analyse. Le poste de trésorier n’est pas obligatoire dans une association, sauf exigence d’une fédération (pour y adhérer) ou d’un ministère (pour recevoir un agrément...).
Dans les faits, la fonction est indispensable puisque le trésorier gère les recettes et les dépenses de l’association. C'est une responsabilité importante. Quand le trésorier donne son feu vert pour un investissement ou pour s'engager dans une action, on peut éprouver des difficultés à lui pardonner en cas d'échec. Mais c'est une responsabilité qui peut facilement se partager : estimation et prévisions ne seront que plus réalistes si plusieurs points de vue ont été confrontés. La communication est en tout cas essentielle, tant avec les administrateurs qu'avec les adhérents ou les prestataires ou partenaires extérieurs.

Vigilance

Le trésorier a un rôle de gestionnaire des comptes mais aussi et surtout de vigie : il tire la sonnette d'alarme lorsque l'association commence à vivre au-dessus de ses moyens. Pour cela, parallèlement à la tenue de la comptabilité, il doit se doter d'outils prévisionnels :

  • Compte de résultat prévisionnel : c’est le tableau de l'année financière à venir, qui figure les charges, produits globaux prévisibles et résultat conséquent. On peut en établir plusieurs selon différentes hypothèses : que se passera-t-il si l'on n'obtient pas telle ou telle subvention ? Si telle manifestation est annulée ? Les logiciels tableurs sont de précieux alliés pour ces simulations, de même que pour le plan de trésorerie.
  • Plan de trésorerie : c’est un plan prévisionnel à court terme, qui consiste en un calendrier reprenant les décaissements et encaissements, mois par mois. On peut en tirer un graphique reprenant les soldes mensuels et suivre l'état de la trésorerie pas à pas. Il doit bien sûr être actualisé en permanence.

Grâce à ces outils, le ou les trésoriers sont à même de conseiller les administrateurs sur la pertinence d'un achat, d'une embauche, d'un emprunt ou de la mise en place d'une activité.

Analyse

L'activité d'une association peut s'analyser de différentes façons et notamment d’un point de vue financier.

En dehors de l'analyse comptable proprement dite, il faut pour chaque type d'activité, un compte de résultat prévisionnel qui juge des frais encourus et des recettes espérées ou indispensables. C'est sur ce tableau que la décision de faire ou de ne pas faire sera prise.

Une fois l'activité terminée, il faut établir le compte de résultat réel et le comparer avec le compte prévisionnel. Le croisement de ces données permet de juger de la réussite ou de l'échec (financier) de l'opération. Le ou les trésoriers doivent alors présenter aux autres administrateurs un rapport succinct, et évaluer avec eux l'impact qu'aura ce résultat sur le reste de l'activité à travers le compte de résultat prévisionnel global et le plan de trésorerie.

Ce mini-rapport sera partie intégrante du rapport financier annuel exposé en assemblée générale, lequel servira de base pour la stratégie à mettre en place pour l'avenir : nécessité de trouver des nouveaux financements, développement d'une activité commerciale, recherche de mécénat (ou financements de personnes privées)....

Communication

Si le rôle du trésorier est discret, les résultats de son travail doivent impérativement être partagés avec les autres membres. La communication avec le conseil d'administration est régulière tout au long de l'année. Cependant, il reste indispensable d'informer les adhérents de la situation financière de l'association.

En dehors de l'analyse comptable proprement dite, il faut pour chaque type d'activité, un compte de résultat prévisionnel qui juge des frais encourus et des recettes espérées ou indispensables. C'est sur ce tableau que la décision de faire ou de ne pas faire sera prise.

Ceci est réalisé au cours de l'assemblée générale : le(s) trésorier(s) doit y faire preuve de pédagogie, car le rapport financier brut n'est pas très digeste... Il faut pouvoir expliquer pourquoi tel investissement a été reporté ou réalisé, les raisons d'un déficit ou d'un excédent, lister les ressources pérennes de l'association et ce qu'elles financent... Il doit aussi aborder les perspectives d’avenir.

Le rapport financier sert aussi d'aide à la décision pour l'approbation des comptes et l'affectation du résultat : doit-il alimenter le fonds de roulement, être intégré dans les fonds propres, être placé... ?

Relations avec la banque , les partenaires, les financeurs

Munis de ces outils, le ou les trésoriers pourront discuter avec la banque, et ce dès l'ouverture du compte de l’association. Ils représentent un gage de sérieux et une base de négociation concrète.

Si le plan de trésorerie fait état d'un " trou " sur une période de l'année, mieux vaut en parler tout de suite avec le banquier, même s'il ne s'agit que d'une fausse alerte. Cela évitera nombre de malentendus ou des frais supplémentaires.

Après quelques entrevues, un simple coup de téléphone est souvent suffisant pour aplanir des difficultés passagères. Ces mêmes outils serviront pour établir des partenariats ou faire des demandes de subvention cohérentes.

Notre point de vue d'assureur

La responsabilité d'un dirigeant associatif n'est engagée que lors de fautes graves ou intentionnelles. Un trésorier prudent et communicatif ne sera pas tenu pour responsable d'éventuels manques de l'association.

Dans certains cas, votre assureur peut offrir des garanties financières. Par exemple, lors de l'organisation d'un concert ou d'un spectacle, vous pouvez souscrire une assurance qui garantit le paiement de certains frais en cas d'annulation pour cause indépendante de la volonté de l'organisateur ou de force majeure. De même en cas d'annulation de séjour ou de voyage.

En tout état de cause, à chaque nouvelle activité, recensez vos besoins de couverture. Et n'hésitez pas à recourir à l'assistance juridique.

Solution MAIF

La MAIF propose, en complément des garanties automatiquement incluses au contrat Raqvam Associations & Collectivités pour les petites et moyennes associations ou Raqvam Associations & Collectivités pour les grandes associations , des garanties optionnelles permettant de protéger au mieux les intérêts de la collectivité pour ses risques particuliers. Un service de conseil juridique par téléphone est par ailleurs offert aux collectivités sociétaires, lui permettant d’obtenir des conseils personnalisés notamment concernant la vie juridique, fiscale et comptable de la collectivité.