Organiser une assemblée générale ordinaire

Qui convoque l'assemblée générale ? À quelle fréquence ? Quel est le délai de convocation ? Qui vote à l'assemblée générale ? Comment est validée une décision ?
Les modalités d'organisation d'une AG sont propres à chaque association et fixées par ses statuts.
En cas de silence des statuts, on se réfère aux usages antérieurs de l'association et à la jurisprudence.

Des points de vigilance :

• Si la convocation, dans ses modalités ou sa forme, ne respecte pas les statuts, l'ensemble des décisions prises est irrégulier et peut être invalidé ;
• Le délai de convocation doit être suffisant pour garantir l'égalité des membres et le bon fonctionnement de l'association. Usuellement, un délai de 15 jours est estimé raisonnable. Le mode de convocation doit permettre à tous d'avoir l'information ;
• La convocation doit mentionner le nom de l'association et l'adresse de son siège social, la date, le lieu et l'heure de la réunion, l'ordre du jour mais aussi la date de la convocation et la signature de son auteur ;
• À défaut de précision dans les statuts, tous les membres de l'association (y compris ceux qui ne sont pas à jour du paiement de leur cotisation) doivent être convoqués à l'AG et peuvent y participer.

Le rapport d'activité fait le point sur les avancées et éventuelles difficultés du projet associatif. C'est l'occasion de valider que les actions menées sont toujours en adéquation avec le projet initial et, le cas échéant, de se repositionner.

Le rapport financier est une synthèse des documents comptables. Il doit pouvoir être compris par tous s'il l'on veut qu'il puisse être débattu.

Pour que les adhérents puissent donner quitus aux gestionnaires de l'association, ils doivent être convenablement informés de tous les aspects et avoir en main l'ensemble des éléments d'information.

Plus mobilisateur, le rapport d'orientation se penche sur l'avenir de l'association en affirmant ses priorités et fixant les buts visés.

L'envoi des rapports ainsi que des documents comptables (bilan, compte de résultat et annexe) préalablement à l'AG laisse le temps à chacun de bien en prendre connaissance et, ainsi, s'exprimer et s'impliquer plus facilement lors de l'AG.

Le compte-rendu n'a pas à être obligatoirement une retranscription exhaustive des échanges sauf si cela représente un intérêt pour l'association. Il peut s'agir d'un simple relevé de décision faisant état des résolutions soumises, du résultat des votes et de la composition du conseil d'administration élu. La signature du président, du représentant légal ou de toute personne autorisée par les statuts attestera de sa véracité.

En cas de modification du conseil d'administration, celle-ci doit être déclarée en préfecture dans les 3 mois suivant le vote. Cette démarche peut se faire en ligne. 

Les associations recevant plus de 153 000 € de subventions publiques ont l'obligation, outre de nommer un commissaire aux comptes, de publier leurs documents comptables sur le site de la Direction des Journaux officiels

Si les statuts peuvent imposer un certain formalisme quant au fond, rien n'empêche d'être inventif quant à la forme de l'événement afin de donner à chacun le goût de s'impliquer dans la vie de l'association. Quelques idées faciles à mettre en œuvre :

• Fournir en amont des documents clairs et pédagogiques (comptes représentés sous forme graphique par exemple) ; 
• Structurer le temps d'intervention et prévoir des présentations rapides pour laisser du temps aux demandes de précision et débat ;
• Désigner un animateur qui sera maître du temps et passera la parole ;
• Utiliser des méthodes d'animation de débat facilitant l'expression de tous