Comment gérer les archives de l'association

Les documents produits au cours de la vie de l'association présentent différents intérêts :

• Intérêt de preuve dans les rapports de l'association avec des tiers (services fiscaux, administrations, personnel de la structure...),
• En interne, comme éléments de référence,
• Intérêt patrimonial et/ou historique.

Avant de jeter un document, posez-vous ces questions :

• Est-il d’archivage obligatoire ? Jusqu’à quand ?
• Présente-t-il un intérêt ? Puis-je m’en débarrasser sans regret ?

L'archiviste a pour fonction de veiller à ce que les documents soient bien classés et conservés après leur production ou utilisation. Souvent confié au trésorier, ce rôle peut être délégué à un administrateur spécifique.

L’archiviste aura aussi le souci de collecter des documents qui concernent l'association mais n'émanent pas forcément d'elle, comme des coupures de presse ou des comptes-rendus dans lesquels l'association est citée. Ce fonds constituera peu à peu la " mémoire " de l'association.

Tous les documents justifiant l’existence de l’association doivent être conservés tout au long de la vie de l'association : statuts, déclaration en préfecture, récépissé de déclaration et publications au Journal officiel.
Ces documents peuvent à tout moment être réclamés par divers interlocuteurs : il est prudent d'en faire des photocopies de façon à bien conserver les originaux au sein de l'association.
Le registre spécial n'est plus obligatoire depuis l'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015.

Il s'agit des comptes-rendus et rapports produits par les instances statutaires (conseil d'administration, assemblée générale...), des feuilles de présence à ces réunions, des listes d'adhérents, des rapports spécifiques du commissaire aux comptes... Ils prouvent le fonctionnement réel de l'association et attestent des décisions qui ont été prises.
Le Code civil indique dans son article 2224 que " les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer ". C'est dire que les documents énoncés ci-dessus doivent être conservés au moins cinq ans. Il s’agit d’une durée minimale car, pour la mémoire de l'association, ces documents, et au minimum les comptes-rendus ou procès-verbaux d'assemblée générale, méritent d'être conservés bien plus longtemps.

Il s'agit essentiellement des comptes annuels, des livres comptables et des pièces justificatives (documents bancaires et factures émises/reçues).
L'article L. 123-22 du Code du commerce est très clair à leur sujet : " Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ".

Il s'agit de tous les documents qui permettent de justifier vis-à-vis des services fiscaux de ce que doit (ou non) l'association aux impôts : déclarations de TVA, de CET, de taxe sur les salaires, d'impôt sur les bénéfices, mais aussi les éléments qui valident ces déclarations comme les versements de salaires, honoraires, droits d'auteur ou factures d'achats (éléments qui font déjà partie des documents comptables évoqués ci-dessus).
Sont également concernés les listes de donateurs et montants de leurs versements : ils permettent au fisc de vérifier, le cas échéant, si les réductions d'impôt accordées à ces donateurs sont justifiées. Le livre de procédures fiscales prévoit dans son article L102 B que " les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis ".

Les durées de conservation des principaux documents sont :

• doubles des bulletins de salaire : 5 ans pour la législation sociale et 6 ans pour l’administration fiscale
• mentions obligatoires portées sur le registre du personnel : 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié quitte l’entreprise (Article R1221-26 du Code du travail)
• déclarations Urssaf : 3 ans après l’année d’établissement
• déclarations de retraite complémentaire : 10 ans

Cependant il est fortement conseillé d’archiver ces éléments de façon illimitée. Ainsi, vous pourrez répondre aux sollicitations d'anciens salariés qui pourraient avoir besoin de certificats, d’attestations ou de tout autre justificatif utile à la suite de leur carrière ou à la préparation de leur départ en retraite.

Le bail et les contrats d'assurance des locaux loués par l'association doivent être gardés tout au long de la vie de l'association. De même pour la convention de mise à disposition du local par son propriétaire, qui est assimilable à un bail. Les quittances de loyer, en tant que documents comptables, doivent être conservées dix ans.
Les contrats d’assurance doivent être conservés à minima 10 ans à compter de la fin du contrat et même au-delà dès lors qu’un sinistre est en cours de règlement.
Les contrats de bail et états des lieux doivent être conservés 5 ans au minimum après la fin du bail (il en est de même des contrats de mise à disposition).
Les quittances de loyer doivent être conservées 5 ans à compter de leur échéance ou dix ans s’ils constituent le justificatif comptable.

S'il n'y a pas d'obligation légale en la matière, il est conseillé de garder trace des principales actions et manifestations organisées tout au long de la vie de l'association : articles de presse, correspondances, dossiers de demande de subventions, publications, comptes-rendus, études menées par ou sur l'association, etc.
À vous de définir précisément ce qui mérite de rester et ce qui peut être jeté. Ne soyez pas trop expéditifs dans votre façon de vous " débarrasser de la paperasse " : ce qui semble sans intérêt aujourd’hui sera peut-être important demain.

En dehors des aspects légaux et administratifs, les archives représentent la mémoire de l’association. À ce titre, elles méritent conservation.
Cas typique : une association fête un anniversaire important (20, 30 ou 50 ans) et publie une brochure ou un livre qui retrace son histoire. Comment ferez-vous si tout a été jeté ?
Outre son intérêt historique général, l’archive joue un rôle important dans la constitution et la transmission d'une identité collective.

L'intérêt des archives peut aussi dépasser le strict cadre de votre structure et détenir une valeur intrinsèque, pour la commune, la région ou le pays tout entier.
Les archives associatives peuvent même devenir des matériaux pour les historiens. Il est important, surtout pour une association qui a pu jouer un rôle social ou politique, de donner la possibilité de les consulter.
Pour ce faire, vous pouvez déposer vos archives (les plus anciennes, les plus significatives, toutes si l'association a cessé d'exister...) auprès des services idoines de votre commune ou de votre département.
Vous pouvez en faire don ou seulement les mettre en dépôt (vous gardez alors la propriété des documents ainsi mis à la disposition du public ou des chercheurs).
Les archives de France proposent d’ailleurs un modèle de formulaire pour ces différentes formules. Des structures œuvrent même dans ce domaine pour inciter les associations à valoriser leur patrimoine archivistique.
C'est le cas de l'Association des déposants aux Archives de la jeunesse et de l’éducation populaire (ADAJEP).